оль за термінами виконання документів веде секретар або служба документаційного забезпечення управління. Строковий контроль можна розділити на поточний і попереджувальний. p align="justify"> Ведення контролю вимагає знання нескладних методів, прийомів і наявності технічних засобів.
Всі документи, що вимагають виконання та відповіді, повинні бути поставлені на контроль.
Форма контролю вибирається виходячи з можливостей установи - це може бути ручна строковість картотека, але сьогодні все частіше використовується автоматизована система контролю виконання документів.
строковість картотека. Для ведення контролю в ручному режимі використовуються реєстраційні картки і картотечний ящик з 32 рухомими (картонними або пластмасовими) роздільниками. Тридцять один роздільник - це числа місяця (31 день). За 32-й роздільник ставлять картки на документи, термін виконання яких падає на наступний місяць. В останніх числах місяця (за 2-3 дні) ці картки будуть розставлені по числах нового місяця. Перед першим роздільником поміщають картки з простроченим терміном виконання. Вони знаходяться тут до тих пір, поки не буде зазначений новий, продовжений термін виконання. p align="justify"> Зареєструвавши повністю документи, секретар розставляє картки за термінами виконання, тобто ставить кожну картку на те число, на яке документ повинен бути виконаний. На окремі картки виписуються і всі пункти розпорядчих документів. У довільній формі можна записувати на картку і усні доручення керівництва. p align="justify"> Таким чином, використовуючи строковість картотеку, секретар легко може дізнатися, що і на який день має бути виконане.
Крім поточного контролю секретар повинен вести попереджувальний контроль. Для цього він бере картки на завдання, термін виконання яких закінчується через три дні, і попереджає про це кожного виконавця. p align="justify"> Документ вважається виконаним в тому випадку, коли повністю виконані поставлені в документі або зазначені в резолюції завдання. Якщо в процесі вирішення питання документ передавався від одного виконавця до іншого, це також фіксується на зворотному боці картки. p align="justify"> Після зняття документа з контролю контрольна картка виймається з строкової картотеки і переставляється в довідкову. Контроль за термінами виконання повинен вестися в кожному структурному підрозділі. p align="justify"> Найбільш раціональним є сьогодні автоматизований контроль за виконанням документів, який ведеться на ПЕОМ. Спеціальні програми дозволяють виводити на екран списки документів, виконання яких закінчується у визначений термін. p align="justify"> У процесі діяльності фірми, установи, підприємства одержують і створюють велику кількість документів.
Швидкий пошук і використання таких документів можливі лише при чіткій їх класифікації. Найпростішою класифікацією документів є угруповання документів у справи. p align=...
