исаним (затвердженим) варіантом документа;
o терміни, порядок та відповідальних за виконання і розсилку документів;
o правила формування та оформлення справ;
o порядок тимчасового вилучення документів із справ, коли замість взятого документа вставлялася б картка-заступник із зазначенням № документа, П.І.Б. співробітника, дати вилучення і терміну повернення;
o правила проведення науково-технічної обробки документів для передачі їх на архівне зберігання;
o порядок знищення документів після розгляду описів та актів експертною комісією;
o методичне керівництво роботою з документами, інформування керівництва підприємства про стан виконання документів.
2. Реєстрація і контроль виконання документів
Реєстрація документа - запис даних про документ у журналі за встановленою формою, що фіксує факт його створення, відправлення або отримання.
Документ, що підлягає реєстрації, отримує свій порядковий номер, під яким він вноситься до журналу. Потім цей номер проставляється на документі.
Реєстрація необхідна для забезпечення схоронності документів, оперативного пошуку, обліку і контролю.
Існують декілька форм реєстрації документів: централізована, децентралізована і змішана.
Найбільша ефективність досягається при централізованій системі реєстрації, тобто при здійсненні всіх реєстраційних операцій в одному місці (експедиції, службі діловодства) або одним працівником, наприклад, секретарем-референтом. Така система дозволяє створити єдиний довідковий центр за документами підприємства і встановлює єдиний порядок реєстрації.
Децентралізована система передбачає реєстрацію документів у місцях їх створення або виконання (в структурних підрозділах).
З урахуванням специфіки підприємства може застосовуватися змішана система, коли одна частина документів реєструється централізовано, інша ж реєструється в структурних підрозділах.
У невеликих комерційних підприємствах найчастіше застосовується централізована система реєстрації.
Необхідно дотримуватися простого правила - документ реєструється в організації тільки один раз, тобто не повинно бути повторної реєстрації зареєстрованого документа при його переміщеннях усередині підприємства. Винятки становлять організації з великою документообігом, в яких крім реєстрації в службі діловодства проводиться реєстрація в структурних підрозділах.
При реєстрації документи поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, наприклад:
o вхідні документи;
o вихідні документи;
o внутрішні документи;
o контракти комерційні;
o документи, що мають гриф обмеження доступу.
При реєстрації кожної групи документів використовується валова (порядкова) нумерація. Порядковий реєстраційний номер присвоюється по журналу в рамках одного року, з 1 січня по 31 грудня, починаючи з № 1 (або № 01).
Вхідні документи повинні мати реєстраційні номери, що складаються: з порядкового номера документа з початку року...
