овідальні за ведення діловодства.
Ступінь досконалості технологічної системи роботи з документами визначається оперативністю переміщення і виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованої інформацією.
У великих організаціях, як правило, існує спеціальний структурний підрозділ, головним завданням якого є централізоване забезпечення управління. Називатися воно може по-різному: управління справами, відділ документаційного забезпечення (ТДВ), загальний відділ, канцелярія і т. п. В організаціях, де обсяг документів не настільки великий, щоб ним займалося окремий підрозділ, діловодних функції покладаються на секретаріат або секретаря керівника організації.
В документаційне забезпечення виділяють три основних групи документів:
вхідні документи, що надійшли в ТДВ із зовнішніх організацій;
вихідні документи, що надійшли в ТДВ із структурних підрозділів для відправки в зовнішні організації;
внутрішні документи, що надійшли в ТДВ із структурних підрозділів або від керівника для розсилки та використання всередині організації.
Робота з документами підприємства може бути представлена ??у вигляді технологічного ланцюжка операцій (див. Додаток 1).
Реєстрація може проводитися для всіх груп документів, перш за все, для вхідних документів. Багато підприємств не проводять реєстрацію внутрішніх документів.
Робота по виконанню й контролю виконання документів охоплює внутрішні, вхідні і в деяких випадках - вихідні документи.
Зі стадії формування справ всі групи документів проходять одні й ті ж операції: використання в довідково-інформаційній роботі протягом 1 - 3 років і визначення подальшої «долі» документа (архівне зберігання, подальше використання або знищення) .
Основу правильної організації роботи з документами становить чіткий поділ функцій і випливають з них обов'язків між працівниками підприємства. Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного працівника і в той же час виключає дублювання операцій при роботі з документами. Поділ праці між співробітниками в частині роботи з документами закріплюється в посадових інструкціях або в інструкції з діловодства.
Інструкція з діловодства розробляється для встановлення та закріплення єдиного порядку складання документів та організації роботи з ними на конкретному підприємстві.
В організації роботи з документами і в інструкції з діловодства необхідно передбачити:
o зразки правильно оформлених документів із зазначенням імен файлів. При цьому на комп'ютерах працівників повинні бути встановлені шаблони різних документів підприємства з прикладами їх заповнення;
o номенклатуру (перелік) справ підприємства та порядок її складання, затвердження і перегляду;
o порядок реєстрації документів;
o правила зберігання файлів (на якому комп'ютері, в якій папці слід зберігати файли конкретних документів);
o терміни зберігання документів і файлів;
o правила роботи з версіями документа, за яким усі файли з попередніми версіями знищувалися б, і оставлялся на зберігання файл з останнім підп...
