; умовного позначення структурного підрозділу або посадової особи; номера справи, в яке буде підшитий документ або його копія. Наприклад, реєстраційний номер документа № 72/1-5 включає:
o 72 - порядковий номер документа за журналом реєстрації;
o 1-5 - номер справи за номенклатурою.
У деяких організаціях для реєстрації документів застосовується інша послідовність розташування і написання складових частин номера, наприклад: 1-5/72 або 1-5-72.
Номер документа може також містити за рішенням організації умовне позначення (код) посадової особи, питань діяльності, виду документа і т. д., наприклад, № 72-БМ включає:
БМ - Борис Мішин (автор документа);
- порядковий номер документа
або
№ 15-РМ
- порядковий номер документа,
РМ - розпорядження мера.
Не завжди виправдано включення в номер документа останніх двох цифр року (№ 15-11), оскільки поряд з реквізитом «№» ставиться реквізит «дата».
Ефективність прийнятої системи індексації в значній мірі залежить від її стабільності. Якщо розроблена система індексів виправдала себе на практиці, то її слід використовувати як можна довше. Перегляд умовних позначень доцільно здійснювати в разі значних змін у функціях або структурі підприємства.
У практичній діяльності застосовуються реєстраційний журнал (див. Додаток 2). При невеликих обсягах документів журнал може вестися протягом кількох років з використанням річних роздільників.
Журнал включає такі графи:
o номер документа;
o дата документа;
o дата надходження;
o автор документа (зовнішня організація-відправник);
o кількість аркушів документа;
o резолюція;
o виконавець;
o підпис виконавця;
o термін виконання;
o відмітка про виконання;
o номер справи (папки);
o ім'я файлу;
o примітка.
Секретар або працівник служби діловодства на свій розсуд може вибрати оптимальний склад реєстраційних граф, виключивши зайві.
Передача документів між структурними підрозділами здійснюється через секретарів цих підрозділів або осіб, відповідальних за діловодство. Документи передаються з відміткою в журналі реєстрації (у графі" Примітка").
Не всі вхідні документи підлягають реєстрації. Кожне підприємство може скласти для себе список (перелік) нерегістріруемих документів: вітальні листи; запрошення; рекламні листи; прайс-листи; каталоги; друковані видання (журнали, брошури); сповіщення; повідомлення про зустрічах, переговорах; листи з позначкою «особисто»; програми конференцій, нарад і т. п.
Для реєстрації вхідних документів за допомогою персонального комп'ютера можнавикористовувати ті ж графи реєстраційного журналу. Система реєстрації на ПК може бути створена в середовищі систем управління базами даних (Access), за допомогою електронних таблиць (Excel, Lotus), іншими прог...
