архівний фонд РФ, вимогами ГСДОУ, основними правилами роботи відомчих архівів, наказами Федеральної архівної служби Росії, нормативно-методичних документів, розроблених архівними органами, типовими і відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання і т.п.
Відповідно до Основних правил роботи відомчих архівів (п. 3.2.6) головними функціями ЦЕК (ЕК) є:
організація щорічного відбору документів на зберігання; розгляд річних розділів описів справ постійного зберігання, описів справ тимчасового збереження (понад 10 років), у тому числі по особовому складу, актів про виділення до знищення документів і справ, що не підлягають подальшому зберіганню;
розгляд питань про прийом на відомче зберігання документів особового походження;
підготовка і внесення на розгляд ЕПК відповідної архівної установи пропозицій щодо встановлення і зміни термінів зберігання документів;
участь у підготовці та розгляді проектів нормативних і методичних посібників з питань організації діловодства, експертизи цінності документів та відбору їх на державне зберігання (переліків документів із зазначенням термінів їх зберігання, номенклатур справ, інструкцій з діловодства і т. п.);
розгляд переліків та описів особливо цінних справ; методичне керівництво і контроль за діяльністю ЕК структурних підрозділів;
організація та проведення спільно зі службою діловодства та відомчим архівом заходів щодо підвищення кваліфікації членів ЕК структурних підрозділів.
Для державних організацій або для організацій, в архівах яких збереглися документи, що відносяться до державної частини Архівного фонду Російської Федерації, рішення ЕК стають правомочними при узгодженні їх з місцевим архівною установою, яка здійснює контроль за збереженням цінних архівних документів. Недержавні організації самостійно приймають рішення з експертизи цінності документів. Однак вони також повинні узгоджувати свої дії з архівними органами при виділення документів до знищення відповідно до «Основ законодавства Російської Федерації про архівний фонд Російської Федерації і архівах».
Не рідше двох разів на рік ЕК проводить засідання, на яких рішення приймаються колегіально більшістю голосів. Протоколи засідань підписують голова і секретар комісії. Керівник організації стверджує протоколи ЕК тільки після їх розгляду і затвердження ЕПК відповідної архівної установи, якщо остання прийняла рішення про:
схвалення описів на справи постійного зберігання та з особового складу;
зміну термінів зберігання документів;
схвалення проектів типових і зразкових номенклатур справ;
встановленні строків зберігання документів, не передбачених номенклатурами справ і переліками документів.
Документування діяльності ЕК і формування справ, що відклалися в результаті її діяльності, покладається на секретаря комісії.
Проведення експертизи цінності. Щорічно в діловодстві організацій проводять відбір документів на постійне та тимчасове зберігання, а також для знищення. Цей відбір проводить персонал структурних підрозділів за участю співробітників відомчого архіву. Він передбачає аналіз фактичного змісту документів, що знаходяться у справі. Не тільки на основі заголовків справ, а шляхом полистного перегляду документів визначається їх наукова і практична цінність та відповідні терміни зберігання.
Якщо при перегляді в справах виявляються документи постійного і тимчасового термінів зберігання, то такі справи підлягають перегрупуванню: документи постійного зберігання відокремлюють від документів тимчасового зберігання.
Крім полистного перегляду справ постійного терміну зберігання, експертиза цінності проводиться на основі номенклатур справ і переліків документів із зазначенням строків зберігання.
Найбільш повне і систематичне перерахування утворюється документації дає відомчий перелік. У переліках існують спеціальні позначки. Так, справи, терміни зберігання яких у переліку позначені відміткою «ЕПК», особливо ретельно проглядаються ЕК установи. Ця позначка означає, що експертиза даної категорії документів повинна бути проведена з підвищеною увагою. Остаточне рішення про терміни зберігання справ з відміткою «ЕПК» приймає ЕПК архівної служби.
У результаті роботи експертної комісії утворюються чети ре групи документів з різними термінами зберігання:
) постійного зберігання в державних архівах;
) тимчасового зберігання у відомчому архіві (понад 10 років);
) тимчасового зберігання (до 10 років);
) підлягають зн...
