спілкування за призначенням строю певної документованої інформації
, і вплив, що припускає передачу і прийом документованих управлінських рішень. Ефективність pe-ализации перерахованих функцій, у свою чергу, залежить від того, наскільки оптимально зміст управлінського документа, тобто наскільки відповідає воно конкретної управлінської ситуації Важливою рисою змісту управлінського документа є ясність і переконливість.
7.2. Загальні правила підготовки змісту управлінських документів підприємства
Дія приводяться нижче правил поширюється переважно на підготовку текстів, за допомогою яких виражається смислова суть документів. У цьому зв'язку слід, прея всього торкнутися вибору мови та форми подання тексту.
Так відповідно до приписами Методичних рекомендації ВИ І ІДАД ФАС РФ В«Ведення діловодства в організації В»текст управлінського документа повинен складатися державною мовою РФ або суб'єкта Федерації, за винятком випадків, коли документ направляється в іншу країну. Не слід розглядати дане правило як якусь формальність - адже документ зі змістом, якого не представляється можливим ознайомитися внаслідок невірного вибору мови ділового письмового спілкування не здатен реалізувати своє основне функціональне призначення. Підкреслимо, що у всіх випадках вміст управлінського документа має повністю відповідати граматиці і орфографії використовуваного для його викладі мови,
Настільки ж важливим представляється і обгрунтований вибір форми подання тексту. У Методичних рекомендаціях перераховуються такі основні форми подання текстів управлінських документів:
зв'язний (суцільний) текст;
текст-анкета;
текст-таблиця;
комбінований текст.
Зв'язний (суцільний) текст являє собою граматично і логічно узгоджену управлінську інформацію. Подібна форма подання тексту є найбільш поширеною і застосовується для підготовки змісту широкого кола управлінських документів, у тому числі:
організаційно-нормативних (Статут, положення, установчий договір);
організаційно-розпорядчих (Інструкція по виду діяльності, посадова інструкція, правила, наказ, розпорядження);
документів договірної діяльності (договір, контракт, угода, доручення);
документів, що утворюють переписку підприємства (протокол, акт, довідка, службова записка, ділове лист).
Текст-анкета є переважним у всіх тих випадках, коли в змісті документа характеризується один об'єкт за певними ознаками. Такі тексти найбільш широко застосовуються для представлення зміст документів з кадрів, деяких фінансових, економічних (бухгалтерських) документів, а також змісту додатків до більшості відомих управлінських документів.
Постійної інформацією в складі тексту-анкети є найменування ознак, а змінній - відповідні їм характеристики. Постійна інформація зазвичай виражається іменами іменниками (словосполученнями, в яких опорними словами є іменники), а змінна інформація - п...
