ВИМОГИ ДО СТРУКТУРІ ДОКУМЕНТІВ
8.1. Загальні питання структуризації текстів управлінських документів
Ефективність вивчення та з'ясування змісту управленче
кого документа значною мірою залежить від вибору оптимальної структури його тексту. Зауважимо, що відповідно приписами Методичних рекомендацій ВНІІДАДФАС РФ В«Ведення діловодства в організаціїВ» найбільш типовою для більшості управлінських документів є так звана двухчастная структура, що припускає поділ тексту на вступну (констатуючу)
і основну (розпорядчу) складові, кожна з яких виконує відповідні функції. . p> Структуризація тексту передбачає його обгрунтоване поділ на самостійні, але в той же час логічно взаємопов'язані фрагменти - частини, розділи, глави, параграфи, підпункті, пункти та. якщо необхідно, підпункти. У тих випадках, коли виділення в тексті самостійних фрагментів представляється-недоцільним, виконується його членування па абзаци до складу декількох (в деяких випадках - тільки одного) пропозицій. p> Приклад розгорнутої структури частини тексту управлінського документа представлений на схемі 23. Відзначимо далі, що окремі управлінських документів в силу специфіки свого функшюнального призначення можуть мати як складнішу, так і більш просту структуру. Звернемося в цьому зв'язку до відповідних прикладів
8.2. Особливості структуризації найбільш поширених видів управлінських документів
Розгляд особливостей структуризації текстів почнемо з організаційно-нормативних документів підприємства. Для сгрукту
. 23. Приклад розгорнутої структури частини тексту управлінського документа
В
ри текстів статуту, положення характерний розподіл на розділи, пункти та підпункти. При цьому розділи забезпечуються відповідними заголовками і прямої порядковою нумерацією із застосуванням римських цифр, а пункти і підпункти - аналогічної нумерацією застосуванням арабських цифр, відокремлюваних в необхідних випадку точками. Відзначимо також, що структури текстів перерахованих документів виділяються своєю однорідністю.
Рекомендована структура тексту статуту підприємства виглядає наступним чином: загальні положення; цілі і завдання діяльності; права; виробничо-господарська діяльність; майно; управління діяльністю; реорганізація та ліквідація; заключні становища.
Рекомендована структура тексту положення про підприємств (організації, установі) передбачає наявність наступні розділів: загальні положення; основні завдання; функції; повноваження (права та обов'язки); керівництво (управління діяльністю); взаємини; контроль (перевірка, ревізія) діяльності; реорганізація та ліквідація; прикінцеві положення.
Рекомендована структура тексту положення про структурний поділ у складі підприємства включає наступні розділи загальні положення; завдання; функції; повноваження (обов'язки права); відповідальність; взаємини; заключні ...
