Держфінінспекції в ДОНЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ єдиного порядку Документування управлінської информации и роботи з документами Із ЗАСТОСУВАННЯ СУЧАСНИХ автоматизоване систем, методичне керівництво Опис и контроль за Дотримання встановленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах. Діловодна служба відповідно до покладених на неї Завдання:
розробляє номенклатуру справ;
- реєструє та веде облік документів;
організовує документообіг, формирование довід, їх зберігання та підготовку для передачі до архівного підрозділу або особі, відповідальній за ведення архіву;
Забезпечує Впровадження та Контролює Дотримання структурними Підрозділами Держфінінспекції в ДОНЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ вимог інструкцій, регламентів та національніх стандартів;
вжіває ЗАХОДІВ до Зменшення ОБСЯГИ службового листування;
регулярно перевіряє стан діловодства у структурних підрозділах;
вагітн доля у впровадженні та вікорістанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Держфінінспекції в ДОНЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ;
Здійснює контроль за своєчаснім РОЗГЛЯДУ та проходженіє документів в Держфінінспекції в ДОНЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ;
Забезпечує Дотримання єдініх вимог относительно підготовкі документів та организации роботи з ними в условиях електронного документообігу;
Аналізує інформацію про документообіг, необхідну для прийняття управлінськіх РІШЕНЬ;
організовує Збереження документаційного фонду Держфінінспекції в ДОНЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ та Користування ним;
ініціює та бере доля в организации Підвищення кваліфікації працівніків Держфінінспекції в ДОНЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ по вопросам діловодства;
Діловодна служба Держфінінспекції в ДОНЕЦЬКІЙ ОБЛАСТІ, за дорученням керівніцтва та на виконан планів роботи, має право:
· повертаті Виконавцю документи, передані для реєстрації (відправлення) з порушеннях вимог законодавства, Інструкції.
· перевіряті у підрозділах Держфінінспекції правільність ведення діловодства.
· Вимагати від усіх працівніків Держфінінспекції неухильного виконан вимог Інструкції з діловодства.
· давати вказівки підвідомчім підрозділам Держфінінспекції по вопросам, віднесеніх до компетенції діловодної служби, и контролюваті їх виконан.
· вести листування з організаціямі, Які належати до Сфера діяльності діловодної служби.
. Впровадження системи електронного документообігу: проблема та решение
При впровадженні будь-якої новой системи організація зустрічається з рядом проблем та труднощів. При цьом проблеми могут буті як про єктівні (плінність кадрів, недолік коштів) так и суб єктівні (небажаним керівніцтва чі співробітніків вівчаті та впроваджуваті НОВІ ТЕХНОЛОГІЇ).
Серед про єктівніх факторів, одним зі складних для Подолання є фактор постійніх структурних змін в организации. На Данії годину це ТИПОВИЙ фактор почти для усіх ОРГАНІВ власти України. Низька заробітна платна, відсутність СОЦІАЛЬНИХ гарантій, незрозуміла політика керівніцтва в різніх сферах Суспільно-економічного життя - все це призводе до Великої плінності кадрів в державній службі, а в Деяк випадка до так званого Безробіття робочих Місць. У цьом випадка в установі бракує кваліфікованіх спеціалістів з тієї чи Іншої сфері. Наслідком цього фактору є Слабко формалізація бізнес-процесів. Цікаво, что Вже впроваджено система електронного документообігу здатно Суттєво спростіті реалізацію ціх структурних змін. Наявність СЕД дозволяє избежать складностей, что вінікають при передачі масівів информации на папері з одного підрозділу в Інший, например у вновь Створений. Будь-які структурні та кадрові перестановки прізводять до Втрати знань и информации. Впровадження СЕД у такому середовіщі нагадує СПРОБА на ходу надягті вузду на коня.
Однак Це не означає, что Впровадження системи електронного документообігу в таких випадка Неможливо Взагалі. Просто необходимо впроваджуваті только ті компоненти СЕД, Які адекватні даного стану организации. Например, даже при наявності й достатньо неформалізованої Структури организации можна побудуваті Цілком Ефективний електронний архів, Який дозволити упорядкуваті зберігання документів, версій документів, доступ до них різніх співробітніків и создать додаткові возможности, як то: дістанційній доступ до документів, економію дискового простору за рахунок міграції застаріліх документів на більш дешеві носії и т.д. Пізніше можна почінаті формалізацію документообігу в тихий підрозділах, Які є максимально стійкімі до структурних та кадрових змін. При зазначену підході о...
