здавалися в актохраніліща, які вперше за Генеральним регламентом отримали європейську найменування - архівів і повинні були стати особливими від канцелярії підрозділами для зберігання закінчених справ. Для завідування архівами була заснована особлива посада - архіваріус. За регламентом засновувалися два архіви - один загальний для всіх колегій при Колегії закордонних справ, інший - фінансовий - під наглядом Ревізійної-колегії, причому було визначено і термін здачі справ в архів - через три роки по завершенні їх виробництва в канцелярії. Справи повинні були здаватися в архів за описом і під розписку. По всіх справах в архіві велася опис за алфавітом ( алфавіт справ ).
Істотні зміни в петровський час зазнає і форма документів. Для багатьох з них розробляються генеральні формуляри - Зразки, за якими слід було складати документи. В указі 1723 Про форму суду зміст чолобитною випливало викладати по пунктах, тобто була зроблена спроба формалізувати текст документа, зробити його максимально зручним для читання. Дещо раніше - указом від 22 лютого 1714 - губернаторам пропонувалася форма відомості для присилання відомостей про вироблених соборах податків і казенних витратах, що складалася з 22 пунктів.
Особливе значення для організації діловодства має встановлена ?? Установою для управління губерній ієрархія влади і місць raquo ;, що визначило порядок зносин між собою вищих, центральних і місцевих установ. Відповідно до цього порядку Сенат і колегії давали губернатору укази, а він, у свою чергу, представляв верховної влади рапорти і доношения. Присутствених установам губернії (Губернському правлінню, палатам цивільного і кримінального суду, Наказу громадського піклування та ін.) Губернатор давав пропозиції, отримуючи від них уявлення. Між собою присутні місця обмінювалися повідомленнями: Губернське правління отримувало укази від Сенату і роздавав укази підлеглим місцям і особам.
За Установі для управління губерній порядок вирішення справ був переважно колегіальним: попередньо справу готувалося для обговорення, розглядалося на засіданні присутності, після чого готувалися виконавчі паперу. Штат канцелярських службовців складали: секретарі (старші і молодші), протоколіст, реєстратор, журналіст, канцеляристи, писарі, перекладачі та товмачі (там, де це було необхідно), архіваріус і деякі ін. Кількісний склад штатних службовців залежав від кількості розв'язуваних справ. Але й при великому штаті далеко не завжди канцелярії встигали вчасно підготувати справи до розгляду. Значний час забирала підготовка справи до доповіді - наведення довідок, листування з іншими установами, відправка запитів на місця та ін., Яка закінчувалася складанням доповідної записки або виписки. Крім того, передача справи до вищої інстанції вимагала уявлення всього попереднього делопроізводства.в. у розвитку діловодства характеризувався посиленням законодавчої регламентації всіх сторін діяльності канцелярії і установи в цілому, формуванням і закріпленням загальних адміністративних почав діяльності установ і, насамперед, бюрократичного початку.
3. Система міністерського діловодства XIX - початку XX ст.
Початок XIX ст. ознаменувалося нової реформою державного управління та діловодства, яка торкнулася головним чином верхній рівень управління - вищі і центральні установи, і разом з реформами Катерини II в останній чверті XVIII ст. завершила формування системи центральних і місцевих установ.
Нова система управління - міністерська, заснована на принципі єдиноначальності, зародилася в надрах старої коллежской системи: в колегіях кінця XVIII ст. президенти мали ширші права, ніж раніше. Створення міністерств з одноосібно керуючими міністрами було необхідно для більш гнучкою і оперативної системи управління. Колегіальний принцип прийняття рішень не був виключений зовсім з нової системи: спочатку колегії ввели до складу новостворених міністерств; пізніше при міністрах створили ради, що мали статус колегіального дорадчого органу. Проте ставлення до міністрів як до одноосібним виконавцям волі царя і визначило діловодство міністерств як виконавче .
Першими міністерствами, створеними маніфестом від 8 вересня 1802, були: військово-морських сил, закордонних справ, внутрішніх справ, комерції, фінансів, народної освіти, юстиції та на правах міністерства - Державне казначейство. Кожному міністру наказувалося створити канцелярію плюс товариша (помічника). Одночасно з міністерствами в 1802 р заснований Комітет міністрів - вище адміністративне установа, що діяло на колегіальних засадах і рассматривавшее справи, що виходять за рамки компетенції окремого міністра і потребують спільного узгодженого рішення. Дещо пізніше - 1 січня 1810 створено Державну раду - вища законосовещательное установу. Одночасно з цим проведена реформа Сенату, який ст...
