жним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і термінів виконання робіт.
При розробці правил документообігу організація повинна визначитися з видами первинних облікових документів, які будуть використовуватися для підтвердження фактів господарської діяльності [19].
До первинних документів належать:
Договір
Товарна накладна
Рахунок-фактура
Платіжне доручення
Акт, та ін.
Договір регламентує виниклі права та обов'язки суб'єктів угоди. Бажано, щоб кожна угода супроводжувалася письмовим договором на поставку товару/підряду/возмездного надання послуг і т.п. Договір звичайно оформляється в 2-х примірниках і містить підписи та відбитки печаток кожного боку.
Товарна накладна застосовується для оформлення продажу (відпуску) товарно-матеріальних цінностей сторонньої організації. Як і договір, накладна оформляється у двох примірниках.
Рахунок-фактура - документ, що засвідчує фактичну відвантаження товарів або надання послуг та їх вартість. Цей документ є підставою для прийняття ПДВ до відрахування.
Платіжне доручення клієнт отримує в банку, здійснюючи оплату безготівковим платежем.
Акт - двосторонній документ, що підтверджує факт, вартість, а також терміни виконання робіт (надання послуг). Акт необхідний для підтвердження відповідності виконаних робіт умовам договору.
При розробці первинних документів слід враховувати, що первинний обліковий документ обов'язково повинен містити такі реквізити: Назва документу;
дата складання документа;
найменування економічного суб'єкта, що склав документ;
зміст факту господарського життя;
величина натурального і (або) грошового виміру факту господарського життя із зазначенням одиниць виміру;
найменування посади особи (осіб), яка вчинила (вчинили) угоду, операцію і відповідального (відповідальних) за правильність її оформлення, або найменування посади особи (осіб), відповідальної (відповідальних) за правильність оформлення доконаного події;
підписи осіб, передбачених пунктом 6 цієї частини, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб.
Первинний обліковий документ повинен бути складений при скоєнні факту господарського життя, а якщо це не представляється можливим - безпосередньо після його закінчення.
Первинний обліковий документ складається на паперовому носії та (або) у вигляді електронного документа, підписаного електронним підписом.
У разі, якщо законодавством Російської Федерації або договором передбачено подання первинного облікового документа іншій особі або в державний орган на паперовому носії, економічний суб'єкт зобов'язаний на вимогу іншої особи або державного органу за свій рахунок виготовляти на паперовому носії копії первинного облікового документа, складеного у вигляді електронного документа.
У первинному обліковому документі допускаються виправлення, якщо інше не встановлено федеральними законами або нормативними правовими актами органів державного регулювання бухгалтерського обліку. Виправлення в первинному обліковому документі повинно містити дату виправлення, а також підписи осіб, що склали документ, в якому вироблено виправлення, із зазначенням їх прізвищ та ініціалів або інших реквізитів, необхідних для ідентифікації цих осіб. [1, ст. 9]
Поступаючи на підприємство, первинні документи бухгалтерського обліку проходять перевірку на правильність заповнення: чи всі рядки заповнені, чи правильно підраховані суми, чи є підписи і печатки, чи все реквізити проставлені правильно. Після цього документ необхідно зареєструвати в спеціальних журналах. Після реєстрації документи передаються на зберігання в бухгалтерію, де вони підшиваються у відповідні папки та зберігаються там певний період часу. По закінченні певного терміну документ передається в архів. Термін зберігання первинних документів визначається і регулюється архівними законодавством. Зберігання та систематизація документів на підприємстві іменується документообігом.
В даний час всі організації зобов'язані керуватися при веденні бухгалтерського обліку Планом рахунків бухгалтерського обліку фінансово-господарської діяльності організацій та Інструкцією щодо його застосування, затвердженими Наказом Мінфіну Росії від 31 жовтня 2000 р № 94н.
План рахунків являє собою схему реєстрації та групування фактів господарської діяльності в бухгалтерському о...
