упу до документа (під час роботи з СЕД кожна дія користувача протоколюється, і, таким чином, вся історія його роботи з документами може бути легко проконтрольована).
Відстеження версій і подверсий документів
При одночасній роботі з документом відразу декількох користувачів (особливо, коли його необхідно погоджувати в різних інстанціях) дуже зручною функцією СЕД є використання версій і подверсий документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, який створив вже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсіями першої версії документа. Перевагою СЕД є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій і подверсий документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія/підверсія документа є найбільш актуальною по порядку або часу їх створення).
Наявність утиліт перегляду документів різних форматів
До складу більшості СЕД входять утиліти для перегляду документів (так звані Просмотровщик »viewers), які розуміють багато десятків форматів файлів. З їх допомогою дуже зручно працювати, зокрема, з графічними файлами (наприклад, з файлами креслень в САD-системах). Крім базового комплекту утиліт перегляду (входить до кожну СЕД), у третіх фірм можна придбати додаткові утиліти, добре інтегруються з СЕД.
Анотування документів
При організації групової роботи над документами звичайно вельми корисна можливість їх анотування. Так як в деяких випадках користувачі позбавлені прав на внесення будь-яких змін в документ в процесі його узгодження, то вони можуть скористатися можливістю його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятно (особливо при анотуванням графічного документа). У зв'язку з цим, в деяких СЕД існує так звана функція червоного олівця raquo ;, за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображенні. Програмні засоби, в яких реалізована функція червоного олівця raquo ;, широко пропонуються третіми фірмами.
Підтримка різних клієнтських програм
Клієнтами більшості СЕД можуть бути ПК з ОС MS Windows, Windows NT. У деяких СЕД використовуються також платформи UNIX і Macintosh. Крім того, всі сучасні СЕД дозволяють працювати з документами через стандартні Web-навігатори. Так як Web-навігатори можуть бути розміщені на різноманітних клієнтських платформах, то це полегшує вирішення проблеми забезпечення роботи СЕД в гетерогенних мережевих середовищах. При використанні Інтернет-технологій у СЕД з'являється ще один серверний компонент, що відповідає за доступ до документів через Web-навігатори.
Глава 3. Розробка інформаційної системи для обліку вхідної та вихідної кореспонденції
. 1 Завдання, які вирішуються
Вся документація, що надходить в центр будь-якої корпорації, повинна бути зафіксована в журналі вхідної кореспонденції із зазначенням відправника, теми листа і співробітників, кому даний лист призначається. Співробітники повинні підтвердити отримання кореспонденції, що також фіксується в журналі. При відправленні листа з Центру, воно також має бути зафіксовано в журналі (журнал вихідної кореспонденції). Таким чином, журнали дозволяють відслідковувати переміщення кореспонденції.
Модуль дозволяє організувати роботу з кореспонденцією:
1. Ведення бази даних по вхідної та вихідної кореспонденції
2. Автоматична постановка завдань, пов'язаних з підтвердженням отримання кореспонденції
. Автоматична генерація журналу обліку кореспонденції
Процес створення підсистеми розділений на наступні етапи:
1. Вивчення процесів роботи з кореспонденцією, опис процесів з використанням методології ARIS;
2. Розробка схеми бази даних з використанням конструктора Intaro CRM Designer;
. Розробка збережених процедур, необхідних для нормального функціонування системи в рамках описаної логіки;
. Розробка процедур обробки інформації, занесеної в систему, і вивантаження її в документ формату Word.
3.2 Опис процесів роботи з документами з використанням методології ARIS
Першим етапом у ...
