ться на полиці і т. Д. Кількість рівнів вкладення при збереженні документів не обмежений. Один і той же документ може входити до складу декількох папок і полиць за рахунок застосування механізму посилань (вихідний документ у цьому випадку залишається незмінним і зберігається на місці, визначеному адміністратором СЕД). У ряді СЕД реалізовані ще потужніші можливості збереження за рахунок організації зв'язків між документами (ці зв'язки можна встановлювати і редагувати в графічному вигляді).
Будь-якому документові в СЕД властивий певний набір атрибутів (наприклад, його назва, автор документа, час його створення й ін.). Набір атрибутів може змінюватися від одного типу документа до іншого (у межах одного типу документів він зберігається незмінним). У СЕД атрибути документа зберігаються в реляційній базі даних. Для кожного типу документів за допомогою візуальних засобів створюється шаблон картки, де в зрозумілому графічному вигляді представлені найменування атрибутів документа. При введенні документа в СЕД береться необхідний шаблон і заповнюється картка (заносяться значення атрибутів). Після заповнення картка виявляється зв'язаною із самим документом.
У більшості випадків, серверна частина СЕД складається з наступних логічних компонентів (які можуть розташовуватися як на одному, так і на декількох серверах):
· Сховища атрибутів документів (карток);
· Сховища документів;
· Сервісів повнотекстової індексації.
Під сховищем документів звичайно розуміється сховище вмісту документів. Сховище атрибутів і?? РАнилище документів часто об'єднують під загальною назвою архів документів raquo ;. Для зберігання атрибутів в більшості СЕД використовуються СУБД Oracle, Sybase, MS SQL Server і Informix, що забезпечують пошук документів по атрибутах.
Для зберігання безпосередньо вмісту документів в більшості СЕД застосовуються файл-сервери MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX та ін. У цьому випадку можуть бути реалізовані і гетерогенні комбінації мережевих середовищ. Наприклад, база даних з атрибутами документів може працювати під управлінням ОС UNIX в мережі TCP/IP, а самі документи можуть зберігатися під ОС Novell NetWare в мережі IPX/SPX. Слід зазначити, що великими перевагами СЕД є зберігання документів у вихідному форматі і автоматичне розпізнавання безлічі форматів файлів.
Останнім часом все більшої популярності набуває зберігання документів разом з атрибутами в базі даних. Такий підхід має свої переваги і недоліки. Перевагою є значне підвищення безпеки доступу до документів, а основним недоліком «низька ефективність роботи з документами при великому обсязі збереженої інформації. При цьому підході також потрібне використання могутніх серверів з великими обсягами оперативної пам'яті і жорстких дисків. Крім того, у разі збою бази даних відновити зберігалися в ній документи буде дуже непросто. Необхідно також строго прив'язуватися до конкретної СУБД.
Особливості маршрутизації документів
Модулі СЕД, що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовуються поняття вільної і жорсткої маршрутизації документів. При вільної маршрутизації будь бере участь у документообігу користувач може за своїм розсудом змінити існуючий маршрут проходження документів (або задати новий маршрут). При жорсткої маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не вправі їх змінювати. Однак при жорсткої маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли маршрут змінюється при виконанні яких-небудь заздалегідь заданих умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень). У більшості СЕД модуль маршрутизації входить в комплект поставки, в деяких СЕД його необхідно купувати окремо. Повнофункціональні модулі маршрутизації розробляють і поставляють третій фірми.
Розмежування доступу
У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їх допомогою визначаються наступні види доступу (набір задаються повноважень залежить від конкретної СЕД):
· Повний контроль над документом;
· Право редагувати, але не знищувати документ;
· Право створювати нові версії документа, але не редагувати його;
· Право анотувати документ, але не редагувати його і не створювати нові версії;
· Право читати документ, але не редагувати його;
· Право доступу до картки, але не до вмісту документа;
· Повна відсутність прав дост...
