розробці модуля є аналіз предметної області. У результаті аналізу були описані процеси роботи з кореспонденцією представлені в Малюнку 1
Рис.1 Робота з вхідною кореспонденцією
3.3 Побудова моделі даних
Після узгодження описаних процесів, була спроектована схема бази даних системи автоматизації.
Рис.2 Схема бази даних
3.4 Подання об'єктів у системі
Даний модуль містить дві таблиці, «вхідна кореспонденція» і «вихідна кореспонденція», що містять всю необхідну для роботи інформацію.
Рис.3 Приклад таблиці модуля
3.5 Розробка збережених процедур
При надходженні нової кореспонденції, відповідальний секретар фіксує всю необхідну інформацію про лист, а також вказує користувачів, кому необхідно передати дану кореспонденцію, після цього система автоматично розділяє список одержувачів і повідомляє кожного з користувачів про необхідність підтвердити отримання листа. Залежно від способу отримання листа (пошта, факс, e-mail) підтвердження в отриманні робить або сам користувач, або відповідальний секретар, після того, як користувач забрав лист.
Рис.4 Розподіл списку одержувачів
Рис.5 Підтвердження одержання кореспонденції
3.6 Вивантаження таблиці кореспонденції у файл формату Word
Для перенесення журналів кореспонденції в паперовий вид розроблено процедури вивантаження інформації з системи у файл формату Word. Для початку вивантаження необхідно натиснути на кнопку «Журнал», розташовану над таблицею. При виконанні вивантаження система враховує задані для таблиці фільтри і виводить у файл тільки ті записи, які задовольняють заданим умовам відбору. Таким чином, система дозволяє уникнути дублювання записів у паперовому журналі.
ВИСНОВОК
Ми вивчили і проаналізували організацію реєстрації та обліку вхідної та вихідної кореспонденції на прикладі систем електронного документообігу (СЕД).
При виборі системи електронного документообігу слід врахувати безліч чинників, і остаточне рішення переважно приймати на основі комплексного аналізу можливостей СЕД залежно від вимог і специфіки замовника.
У даному курсовому проекті, крім робіт систем електронного документообігу, ми так само розкрили поняття кореспонденції, її призначення види і форми. Вивчили процес реєстрації та обліку вхідної та вихідної кореспонденції з використанням автоматизованих інформаційно-довідкових технологій.
У другій частині даної курсової роботи ми вивчили організацію таких інформаційно-довідкових систем, визначили плюси і мінуси роботи подібних СЕД, і методи їх удосконалення.
Завдяки даній системі управління документообігом буде збільшена ефективність функціонування будь-якої організації, а також підвищиться якість руда співробітників, оскільки скоротиться час, необхідний на ведення документообігу у встановленій формі.
Список використаної літератури
. Бочаров Є.П., Інтегровані корпоративні інформаційні системи/Бочаров Є.П., Колдина А.І. М.: Фінанси і статистика, 2005. - 209 с.
. Управління підприємством (фірмою) з використанням інформаційних систем: уч. посібник/Нікітін А.В., Рачковская І.А., Савченко І.В.- М.: Инфра-М, 2007. - 290 с.
. Управління процесами: Методи управління підприємством з використанням інформаційних технологій/Ліпунцов Ю.П.М.:ДМК-Пресс: Компанія АйТи, 2003. - 113 с.
. Інформаційні системи управління підприємствами/Е.Л.Шуремов, Д.В.Чістов, Г.В.Лямова.- М.: Бухгалтерський облік, 2 006.- 301 с.
. Інформаційні технології управління: уч. посібник для вузів/під ред. проф. Г.А. Титоренко.- 2-е вид., М.: ЮНИТИ, 2003. - 180 с.
. Інформаційні системи і технології в економіці та управлінні: уч. посібник/під ред. В.В. Трофімова.- М.: Вища освіта, 2007. - 211 с.
. Інформаційні технології управління/Грінберг А.С., Горбачов М.М., Бондаренко А.С.- М.: ЮНИТИ, 2004. 176 с.
. Карр, Н. Дж. «Системи електронного документообігу: Чому ІТ не є конкурентною перевагою/Н. Дж. Карр.- М.: Изд. Дім «Секрет фірми», 2005. - 479 с.
. Методи і моделі аналізу даних в системах електронного документообігу: OPLAP і Data Mining./Барсегян А. А., Купріянов М. С., Степаненко В. В., Холод І. І. - СПб.:БХВ-Петербург, 2004. - 507 с.
10.- Мисливців, А. В. Документознавство та делопроизводств./А. В. Мисливців. М.: Ростов н/Д: МарТ, 2005 lt;http://2dip/%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%BE%D0%BA_%D0%BB%D0%B8%D1%82%D0%B5%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%83%D1%80%D1%8B/53...
