мати вигляд регулярних або спеціальних управлінських звітів. Регулярні звіти створюються відповідно до наміченого плану; спеціальні - за запитами або при виникненні позаштатних ситуацій.
Безперервна модифікація елементів, які складають інформаційні технології, дає можливість утворення нових технологій в різних комп'ютерних середовищах. У зв'язку з цим, до сучасних ІТ слід відносити:
1. електронна пошта і телекомунікаційні засоби;
2. бази даних і знань;
. інтегровані пакети прикладних програм;
. засоби, методи і технології машинної графіки та анімації;
. математичне та комп'ютерне моделювання;
. засоби, технології планування та управління за допомогою електронних таблиць;
. гіпертекстові технології;
8. CASE-технології та ін.
Інформаційна технологія як система має такі властивості:
. доцільність;
2. наявність компонентів і структури;
. цілісність;
. взаємодія з зовнішнім середовищем;
. розвиток у часі.
Доцільність - головна мета реалізації ІТ полягає в підвищенні ефективності виробництва за допомогою використання сучасних ЕОМ.
Структура ІТ (малюнок 2) - це внутрішня організація, яка представляє собою взаємозв'язку утворюючих її компонентів, об'єднаних у дві великі групи: опорну технологію і базу знань.
База знань являє собою сукупність знань, що зберігаються в пам'яті ЕОМ. Бази знань поділяються на два типи: інтенсіональні (знання про щось «взагалі») і екстенсіональная (знання про щось «конкретно»).
Взаємодія з зовнішнім середовищем - взаємодія з об'єктами управління, взаємодіючими підприємствами і системами, наукою. Когода ми говоримо про застосування інформаційних технологій в офісі, в першу чергу маємо на увазі технології управління, про які говорилося вище, але для офісу не менш важлива комп'ютерна техніка.
Малюнок 2 - Структура ІТ
Використання комп'ютерної та іншої організаційної техніки в офісі пройшло кілька етапів (малюнок 3):
Малюнок 3 - Етапи розвитку офісу [складено автором]
Для даної роботи актуальним є поняття «електронний офіс». Для того щоб охарактеризувати його в достатній мірі, необхідно розібратися з «попередниками» цього роду офісу.
Наведемо порівняльну характеристику трьох етапів розвитку офісу (таблиця 1).
Таблиця 1 - Порівняльна характеристика етапів розвитку офісу [складено автором]
Етап КрітерійТрадіціонний офісПроізводственний офісЕлектронний офісТіповой складу обов'язків рабочіхподготовка матеріалів; друк документів; перевірка документів; робота з поштою; ведення картотек; пошук інформації; підтримання інформаційних фондів; виконання розрахунків; ведення ділових розмов і т.д.Тот же склад, що і у традиційного офісу. Суть автоматизації зводиться до формуванню і підтримці великих інформаційних фондів, їх систематизації, виробництві вибірок данних.Управленіе автоматизованими процесами, контроль, налагодження роботи сістеми.Необходімость присутності працівників у одному помещенііНеобходімоВ певних випадках можна відмовитися від безпосередньої присутності Немає необхідності
Традиційний офіс являє собою порівняно невеликий колектив людей з досить широким колом обов'язків.
Виробничий офіс, в свою чергу, характеризується великими обсягами однотипної роботи, її суворої формалізацією, більш жорстким розподілом функцій серед співробітників.
Електронний офіс являє собою реалізацію концепції всебічного використання в діяльності офісу комп'ютерних засобів і засобів зв'язку.
Аналізуючи таблицю, можна зробити висновок про переваги електронного офісу в порівнянні з традиційним і виробничим.
У міру вдосконалення і поширення інформаційних технологій стало відходити на другий план традиційне розуміння офісу з його масштабними документообігу та архівами в паперовій формі. На його місце прийшов електронний офіс. Інформаційні технології електронного офісу призначені для автоматизації обробки документів і комунікації співробітників організації.
Програмне забезпечення електронного офісу має свою структуру, яка заснована на двох компонентах. Перший - компонент електронної обробки документів. Включає стандартні офісні додатки для роботи зі стандартними типами документів:
. Текстовий п...
