зберігання аудіовізуального, електронного документа, правильності складання заголовка і шифру одиниці зберігання. За наявності великих виправлень обкладинка і титульний лист замінюються зі збереженням при необхідності старої обкладинки.
При підготовці до видачі з архівосховища окремих архівних документів, вилучених зі справ, на зворотному боці кожного аркуша поза текстом архівного документа проставляється штамп з архівним шифром.
З метою контролю за збереженням архівних документів підрозділ, відповідальний за зберігання архівних документів, проводить перевірки збереження виданих з архівосховища архівних документів. Перевірки проводяться в плановому порядку або в міру потреби за погодженням з керівництвом архіву.
При поверненні архівних документів у архівосховище здійснюється полистного перевірка їх фізичного стану в установленому порядку. У книзі видачі архівних документів робиться відмітка про повернення архівних документів у присутності Повернення їх працівників архіву або фондообразователя. Якщо виявлені ушкодження повертаються архівних документів, складається акт у довільній формі, який підписується працівником архівосховища та особою, що повертає архівні документи, та подається на розгляд керівництва архіву.
При транспортуванні архівних документів на будь-які відстані дотримуються заходи з охорони і захисту їх від впливу шкідливих факторів навколишнього середовища шляхом застосування спеціальних видів упаковок, що забезпечують захист архівних документів від опадів, світла, механічних пошкоджень.
Транспортування архівних документів здійснюється при їх щільному укладанню, яка виключає можливість переміщення архівних документів всередині упаковки, ударів і різних струсів, при цьому фотофонодокументи упаковуються у вертикальному положенні в коробки жорсткої конструкції відповідного розміру, загорнуті у вологонепроникну тканину. Інші аудіовізуальні та електронні документи, графічні та великоформатні справи і документи переміщуються тільки в упаковці, в якій вони зберігаються, або в спеціально призначених для їх переміщення засобах.
Для переміщення архівних документів всередині архіву використовуються пересувні візки та інші засоби транспортування.
Внутрішньоміські перевезення архівних документів виробляються в закритих автомашинах при обов'язковому супроводі працівника архіву. Транспортування архівних документів на далекі відстані проводиться в упакованому вигляді в критому транспортному засобі відповідно до правил перевезення цінних вантажів, встановленими для відповідного виду транспорту.
2. 2 Перевірка наявності та стану справ
Мета перевірки наявності та стану справ в архівах - встановити відповідність фактичного наявності справ описовим статтями і підсумковим записам у описах; виявити пошкоджені справи, що містять документи з затухаючими текстами, що вимагають реставрації, палітурки, дезінфекції, перевороту на іншу сторону і тому подібне. p> Перевірки наявності та стану архівних документів проводяться в плановому порядку, а також одноразово (позачергові).
У державному архіві, музеї, бібліотеці, архіві Російської академії наук планова циклічна перевірка наявності та стану проводиться [2]:
- унікальних документів - щорічно;
- особливо цінних документів на паперовій основі - один раз на 10 років (у державній бібліотеці - Один раз на 5 років);
- аудіовізуальних та електронних документів - один раз на 5 років;
- кінодокументів на нітрооснові - один раз на 2 роки.
Циклічність перевірки наявності інших архівних документів визначається на підставі рішення експертно-методичної комісії (або іншого дорадчого органу) архіву в залежності від інтенсивності використання і стану обліку архівних документів, але не менше одного разу на 25 років (у державній бібліотеці - один раз на 15 років).
У муніципальному архіві, музеї, бібліотеці, планова циклічна перевірка наявності архівних документів проводиться 1 раз на 10 років.
У разі стихійних лих, масових переміщень та інших обставин, за час яких можуть бути втрачені документи, проводяться позачергові одноразові перевірки наявності та стану всіх фондів архіву або окремих комплексів матеріалів. p> Перевірку наявності та стану справ проводить група співробітників у кількості не менше 2 осіб. p> До початку роботи встановлюється повнота облікових документів по перевіряється фонду, облікові документи ретельно вивіряються, тобто встановлюється, чи правильно відображені в підсумкових записах фактично значаться за описом номери справ. Перевірка проводиться шляхом звіряння фактичної наявності справ до опису. При цьому звіряється номер справи, індекс справи, заголовок, крайні дати документів справи, кількість аркушів, зазначених в опису, з описом справи на його обкладинці. Фізичне стан визначається шляхом візуального огляду справи. p> Всі виявлені в ході перевірки недоліки (відсутність справ, технічні ...
