помилки в підрахунку, помилки в описі, фізичні ушкодження) вносяться в лист перевірки наявності та стану справ. Лист перевірки заповнюється безпосередньо в ході перевірки на кожну опис окремо, листи перевірки нумеруються по порядку номерів і підписуються виконавцем.
При перевірці наявності та стану справ необхідно: зберігати порядок розташування справ на стелажах, в коробках, папках; підкладати на свої місця, виявлені під час перевірки, неправильно підкладені справи інших фондів; вилучати справи, не внесені в опис; повідомляти завідувачем архівосховищах про справи, заражених біологічними шкідниками, для негайної їх ізоляції. Справи, не внесені до опис, поміщаються в кінець фонду. Внесення в опис неврахованих справ у ході перевірки забороняється. p> По закінченні перевірки наявності та стану справ у кінці опису проставляється штамп В«перевіреноВ», дата, посада і підпис. p> На підставі підсумкових записів в листах (листі) перевірки складається акт перевірки наявності та стану справ, в якому вказується номер, назва та категорія фонду, дата перевірки, а також сумарні дані за підсумками перевірки: кількість справ, значаться по описам, кількість справ, що не опинилися в наявності, кількість літерних номерів, не зазначених в опису, пропущених номерів, а також кількість справ, що опинилися в наявності. В акті вказується також кількості справ, вимагають підшивки, дезінфекції та дезінсекції, реставрації, відновлення запущених текстів (див. Додаток). p> Одночасно з актом перевірки можуть складатися у разі потреби довідки про технічні помилках при підрахунках, акти виявлення неврахованих справ, акти про невиправному пошкодженні справ та ін
Якщо в ході перевірки не було виявлено порушень в умовах зберігання документів фонду, то матеріали перевірки підшиваються в справу фонду, а дані про справи, що вимагають проведення дезінфекції, палітурки, реставрації, передаються в лабораторію мікрофотокопіювання та реставрації документів. p> Можливі випадки, коли в ході перевірки наявності виявляється відсутність справ. Це свідчить про порушеннях збереження документів і потребує вжиття невідкладних заходів. У цьому випадку архів повинен почати роботу з розшуку справ протягом одного року з моменту завершення перевірки. p> У ході розшуку необхідно [8]:
- вивчити облікові документи з видачі справ зі сховища;
- перевірити правильність підсумкової запису в опису, по якій числяться невиявлені справи, так як могли бути допущені технічні помилки в порядкової нумерації справ, а при складанні підсумкових записів пропущені і літерні номери не були враховані;
- проаналізувати заголовки невиявлених справ в описах справ, що дозволить виявити справи, включені в опис двічі або включені в іншу опис даної організації, але під іншим номером;
- вивчити старі опису на справи, які зазнали раніше науково-технічної обробки, звірити їх з описом, за якою проводилася перевірка;
- організувати розшук не виявлених при перевірці справ у відповідних організаціях, в діяльності яких утворилися невиявлені справи, попередньо вивчивши їх опису;
- перевірити акти прийому-передачі справ в архів з організацій;
- вивчити акти про виділення справ і документів до знищення, акти видачі справ у тимчасове користування. p> На справи, знайдені в ході розшуку, складається довідка, яка підписується керівником архіву. У довідці обов'язково вказується місце виявлення справ, що значаться невиявленими (було видано у тимчасове користування без складання відповідного документа, знайдені в організації, об'єднані з іншими справами і т.д.). Знайдені справи підкладаються на місце. У картці обліку невиявлених справ робиться запис "знайдено" із зазначенням дати і номера довідки. Картка вилучається з картотеки невиявлених справ, переставляється за картотеку і зберігається до відпадання потреби.
На справи, відсутність яких є обгрунтованим, складається довідка про результати розшуку зі посиланням на документи, що підтверджують причини їх відсутності (передані на постійне зберігання, виділені до знищення, але не були своєчасно зняті з обліку і т.д.). p> На відсутні документи, шляхи розшуку яких вичерпано, складаються акт про не виявлення справ і докладна довідка про проведення робіт з розшуку. Перевірка наявності та стану справ вважається завершеною після внесення змін в облікові документи перевіряються фонду. br/>
2. 3 Створення страхового фонду особливо цінних документів і фонду користування
Страховий фонд - це сукупність страхових копій особливо цінних документів архіву. Страховий копією документа на паперовій основі є негативний мікрофільм першого покоління, виготовлений з відповідного типу фотоплівці безпосередністю им фотографуванням документа і згодом званий В«мікрофільмом страхового фонду В». [5]
Страховий фонд створюється з метою збереження цінного документної інформації на випадок втрати або пошкодження оригіналів документів. Страховий фон...
