ики;
- історичні довідки;
- огляди документів.
Документи постійного зберігання розміщуються окремо від документів довгострокового (понад 10 років) зберігання та документів з особового складу. p> Порядок розміщення фондів в архіві визначається планом (схемою) їх розміщення. Схема передбачає розподіл комплексів фондів по сховищах із зазначенням (при необхідності) номерів фондів по кожному стелажу сховища.
В одному архівосховище можуть розміщуватися архівні документи різного виду, але потребують однакових режимів зберігання (наприклад, архівні документи на магнітних стрічках і дискових носіях з магнітним шаром; архівні документи на кіноплівці і мікрофільми та ін.)
Всі приміщення архіву (будівлі, корпусу, поверхи, яруси, кімнати), а також стелажі, шафи та полиці нумеруються. Засоби зберігання нумеруються самостійно зліва направо від входу в архівосховище, їх полки - зверху вниз зліва направо.
З метою закріплення місця зберігання і пошуку документів у сховище складаються пофондового і постеллажние топографічні покажчики. Вони складаються на картках. Картка пофондового топографічного покажчика складається окремо на кожен фонд, ці картки розташовуються в порядку номерів архівних фондів .. На ній вказується назва фонду, номер фонду, корпус, поверх (ярус), архівосховище, кімната, опис №, справ з № по №, стелаж №, шафа №, полиця №, примітки (див. Додаток 1). p> Картки постеллажного топографічного покажчика заводяться на кожен стелаж і розташовуються по порядку номерів стелажів в межах окремого приміщення. Один примірник топографічних покажчиків зберігається у працівника (ів), відповідального (их) за облік документів архіву, другий - у архівосховище.
Ведення топографічних покажчиків може здійснюватися на паперовому носії або в автоматизованому режимі відповідно до встановлених реквізитами. Зміни в розміщенні документів своєчасно відбиваються у всіх примірниках, а також у схемі розміщення фондів. h2> 2. Застосування спеціальних засобів зберігання і переміщення документів
2. 1 Порядок видачі справ зі сховищ
Справи видаються з сховищ:
- для використання (Користувачам в читальний зал, співробітникам архіву в робочі приміщення, установам і організаціям у тимчасове зберігання);
- для проведення архівних робіт з документами. p> Справи, що містять ветхі документи, особливо цінні документи, для використання зі сховищ НЕ видаються, замість них видаються копії. Видача справ зі сховищ і прийом їх назад виробляються зберігачем фондів. p> Архівні документи видаються з архівосховища на термін: до одного місяця - користувачам в читальний зал і працівникам архіву (крім особливо цінних документів, які видаються на строк не більше двох тижнів); до трьох місяців - фондообразователей; до шести місяців - судовим, правоохоронним та іншим уповноваженим органам.
Видача архівних документів з архівосховища для експонування здійснюється на строк, визначений договором про проведення виставки.
Видача справ зі сховищ оформляється відповідними документами і реєструється в особливих книгах. Видачу архівних документів з архівосховища і прийом їх назад, у тому числі полистного перевірку наявності та стану архівних документів перед видачею їх з архівосховища і при поверненні, виробляє працівник архівосховища. Полистного перевірку наявності та стану архівних документів, що повертаються користувачами в читальному залі, здійснює працівник читального залу. [7]
Обов'язковій поаркушної перевірці наявності та стану перед видачею архівних документів з архівосховища і при їх поверненні підлягають: унікальні документи та особливо цінні документи; архівні документи, що мають в оформленні або додатку до них дорогоцінні камені і метали; несброшюрованние архівні документи; справи, раніше не видавати з архівосховища і не мають аркушів-засвідчувач; справи, містять автографи, графічні документи, поштові та гербові знаки, друку, листівки, конверти з адресами, марками, та інші архівні документи, потенційно представляють інтерес для колекціонерів.
Склад інших справ, підлягають поаркушної перевірці, визначається керівництвом архіву на основі рішення експертно-методичної комісії.
На місце видаваних з архівосховища одиниць збереження й описів справ, документів підкладається карта-заступник.
Архівні документи, видаються з архівосховища, повинні мати архівний шифр, пронумеровані листи, лист-засвідчувач і лист використання документів.
Підготовка архівних документів до видачі з архівосховища включає: виїмку архівних документів; звірку архівного шифру та заголовків (анотацій) з описом (книгою обліку і описи) справ, документів; полистного перевірку архівних справ - у встановлених випадках.
Звірка архівного шифру архівних документів з описом (книгою обліку і описи) справ і документів передбачає перевірку правильності оформлення обкладинки та титульного аркуша справи, первинного засоби...
