та ін.), Факсограми, повідомлення, передані по електронній пошті , телеграми, телефонограми, телетайпограми, звіти про господарської, фінансової, управлінської діяльності, доповідні записки, акти, звернення громадян, запити та звернення депутатів, клопотання, колективні звернення.
Прийом і обробка документів на підприємстві здійснюється секретарем. Після отримання необхідно перевірити правильність доставки кореспонденції. Якщо вона доставлена ??не за адресою, її необхідно переслати відправнику. Конверти розкриваються, за винятком з написом «особисто», оцінюється фізичний стан документів (пошкодженість тексту, неповне отримання факсимільного повідомлення), перевіряється наявність додатків.
Як правило, конверти знищуються, за винятком випадків, коли за штемпелем на конверті можна встановити дату відправлення або одержання документа або адреса відправника. Тоді конверт підколюють до документа.
Якщо текст документа пошкоджений, відсутні додатки, то складається акт. Один примірник акта разом з отриманими документами відсилається адресату. Рекомендовані листи приймаються під розписку. Якщо документ має напис «СРОЧНО», на ньому проставляють час отримання.
Попередній розгляд документів проводиться з метою розподілу вхідної кореспонденції на документи, що вимагають спеціального розгляду керівництвом організації або структурних підрозділів, для того, щоб звільнити керівника від розгляду другорядних питань, прискорити рух документів та їх виконання. Розподіл вхідних документів між керівництвом засноване на наказі про розподіл обов'язків між керівництвом, де закріплюються напрямки діяльності за кожною посадовою особою.
Передача документів на розгляд керівному складу організації проводиться виходячи з важливості змісту документа і відповідно до функціями і компетенцією посадових осіб, яким документ направляється на розгляд на підставі встановленого в організації розподілу обов'язків.
. 5 Аналіз роботи з вихідними документами
Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з підприємства. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи.
Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації.
Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад, запити в інші організації).
Проект вихідного документа становить виконавець, правильність його оформлення перевіряє секретар. Вихідні документи оформляються у двох примірниках, крім факсів і телефонограм, який складають в одному примірнику. Проект вихідного документа може бути узгоджений як з фахівцями інших організацій (установ), так і всередині організації.
Відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів raquo ;, якщо документ проходить узгодження з іншою організацією, що не автором документа, то погодження оформляється реквізитом грифом узгодження документа raquo ;. Документ, що проходить узгодження всередині організації (установи) оформляється реквізитом візи узгодження документа raquo ;. Підготовлений проект вихідного документа подається на підпис керівнику разом з матеріалами, на підставі яких він готувався.
Відправка вихідних документів відбувається в той же день. Другий примірник документів, що відправляються або єдине примірник факсу (телефонограми) підшиваються в справу.
. 6 Аналіз роботи з внутрішніми документами
Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації. Дані документи використовуються для організації роботи МУП ЖКГ секретарських сільська рада, так як вони забезпечують цілеспрямоване рішення управлінських завдань в межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи.
Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових засобів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу тощо
Проходження їх на етапах підготовки та оформлення організовуються так само, як підготовка та оформлення вихідних документів, а на етапі виконання воно збігається з маршрутом вхідних документів.
Особливість руху внутрішніх документів є те, що маршрути їх різні для окремих видів документів. Різні службові, доповідні записки, висновків, запрошення оформляються у вигляді реєстраційних карток. Обмін же внутрішньої кореспонденцією з ...
