кадрових та фінансових питань, а також документами з позначкою «Для службового користування» виробляється в паперовому вигляді.
Рис. 4 -Внутрішній документ (службова записка) МУП ЖКГ Секретарського сільради
При аналізі службової записки були знайдені такі помилки: відсутня найменування структурного підрозділи, що не правильно розташований і написаний реквізит 10 (найменування документа), відсутня реквізит 11 (дата документа), відсутні реквізити 12 (реєстраційний номер документа) і 18 (заголовок до тексту). Службова записка оформлена з порушеннями ГОСТ Р 6.30-2003, пункти 3.10, 3.11, 3.12, 3.18.
Рис. 5 - Внутрішній документ (наказ) МУП ЖКГ Секретарського сільради
При аналізі наказу були знайдені такі помилки: неправильно розташований і написаний реквізит 10 (найменування документа), реквізит 20 (текст документа). Невірно оформлений номер наказу.
Рис. 6 - Внутрішній документ (акт) МУП ЖКГ Секретарського сільради
При аналізі акту були знайдені такі помилки: реквізит 08 (найменування організації), реквізит 12 (реєстраційний номер документа), реквізит 14 (місце складання документа), реквізит 18 (заголовок до тексту).
Рис. 7-Внутрішній документ (пояснювальна записка) МУП ЖКГ Секретарського сільради
При аналізі пояснювальної записки були знайдені такі помилки: реквізит 08 (найменування організації), реквізит 12 (реєстраційний номер документа), реквізит 14 (місце складання документа), реквізит 18 (заголовок до тексту), підпис не повинна закривати друк, адресат пишеться без точки, червона рядок відсутній.
Виходячи з аналізу внутрішніх документів підприємства, можна зробити висновки про те, що не всі типові функції діловодства на підприємстві виконуються. Не дотримуються ГОСТ Р 51141-98 Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення (затв. Постановою Держстандарту РФ від 27 лютого 1998 року N 28) (відмінений), ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів raquo ;.
. 7 Система зберігання документів
Після виконання документів вони підшиваються в папку.
Порядок зберігання документів організацій регламентувався, зокрема, Переліком типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання і Вказівками щодо його застосування (затверджений Росархивом 06.10.2000 р), Положенням про документи і документообіг в бухгалтерському обліку (затверджено Мінфіном СРСР 29.07.1983 р № 105) і Основними правилами роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 р). Наказом Мінкультури РФ від 25.08.2010 р № 558 було затверджено новий Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання. Росархів наказом від 26.08.2010 р № 63 у зв'язку з виданням наказу № 558 визнав таким, що втратив силу «Перелік типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання», затверджений керівником Федеральної архівної служби РФ 06.10.2000 р
3. Рекомендації щодо вдосконалення постановки діловодства в МУП ЖКГ «Секретарського сільради»
діловодство сільрада документообіг
У даній дипломній нами була розглянута робота служби ДОУ на підприємстві Муніципальне Унітарна Підприємство Житлово-комунальне господарство Секретарського сільради. За результатами проведеного аналізу документів на підприємстві можна зробити наступні висновки. Не всі типові функції діловодства на підприємстві виконуються. Великим мінусом для підприємства є те, що керівництво не призначає терміни виконання документів, тому контрольна функція служби діловодства ніким не виконується. Це погіршує ефективність управління підприємством. Тому у підприємства проблеми з організацією порядку документування і роботи з документами, побудовою пошукових систем. Не дотримуються ГОСТи, ГСДОУ по оформленню документів та ведення діловодства. Для виправлення ситуації керівництву необхідно чітко регламентувати завдання і функції секретаря, організувати розробку всієї необхідної для діловодства документації.
Для виправлення ситуації необхідно організувати роботу секретаря відповідно до правил роботи служб ДОП, розробити посадову інструкцію відповідно до Трудовим Кодексом РФ.
Посадові обов'язки повинні включати крім використовуються на підприємстві функцій, ті, які не виконуються, виходячи з проведеного аналізу: ко...
