там її користувачів в частині форми подання, оперативності, якості. Засоби організаційної техніки повинні максимально механізувати або автоматизувати практично всі процедури технологічного процесу обробки документів в офісі. Обробка документної інформації, здійснювана в ході виконання управлінських рішень, реалізується відповідно до обраної формою організації розміщення засобів оргтехніки в офісі: централізованої і децентралізованої.
) Технології зберігання і використання окремих локальних груп документів.
Документи під час їх виконання зберігаються у виконавця, у зв'язку з цим заводяться спеціальні папки. На кожній теці вказують прізвище, а так само і телефон виконавця. Після закінчення роботи з документом він передається для приміщення у справу. Виконані документи повинні формуватися у справи відповідно до номенклатури справ lt; # justify gt; Малюнок 1.1- Потоки надходить інформації [2, c. 137]
Як видно на малюнку 1.1, чітка організація, фіксація самого факту отримання і відправки документів набувають найважливіше значення для всієї організації документообігу і входять до складу функцій, виконуваних секретарем.
У цілячи організації роботи з документами, як правило, створюється самостійний структурний підрозділу - канцелярія, на невеликих підприємства функції служби ДОУ виконує секретар. У невеликих організаціях при маленькій штатної чіcленноcті працівників функції діловодної служби миє виконувати один працівник - секретар [2].
Прийом, відправка, первинна обробка документів, реєстрація, контроль, проводяться зазвичай централізовано, а поточні документи та підготовка до здачі їх в ярів, в структурних підрозділах. Але часто і реєстрація внутрішніх документів також проводиться в ті відділу, де вони створюються.
Таким чином, масове впровадження комп'ютерних технологій дозволяє істотно підвищити ефективність змішаної форми організації ДОП, так як впровадження систем електронного діловодства дозволяє децентралізовано отримувати і реєструвати документи, організовувати роботу з ними, в той час маючи централізовану базу дани про всі документа організації [5].
. 3 Інформаційні системи електронного документообігу, їх роль у системі управління компанії
Інформаційна система - комплекс, що включає в себе обчислювальний та комунікаційне обладнання, програмне забезпечення, лінгвістичні засоби, інформаційні ресурси, а також персонал, що забезпечує підтримку динамічної інформаційної моделі предметної області для задоволення інформаційних потреб користувачів.
Електронний документообіг - найбільш формалізований спосіб спілкування користувачів меду собою, що базуються, зокрема, на технологіях електронної пошти. Але це нові засоби обробки повнотекстової інформації, підстава на лінгвістичному аналізі тексту і включають в себе елементи штучного інтелекту.
Документ є основним способом представлення інформації в будь-якій сучасній організації та одним і видів інформаційного забезпечення інформаційної системи [6, c. 232].
Керівник 50-90% усього часу витрачає на комунікації. Керівник займається цим, щоб реалізувати свої ролі в міжособистісних відносинах, інформаційному обміні і процесах прийняття рішень за функціями управління. Обмін інформацією представляє одну з найскладніших проблем на будь-якому рівні.
У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базових елементи:
відправник;
повідомлення;
канал;
одержувач.
При обміні інформацією відправник і одержувач проходять кілька взаємозалежних етапів. Їх завдання - скласти повідомлення і використовувати канал для його передачі таким чином, щоб обидві сторони зрозуміли і поділили вихідну ідею. Це важко, тому що кожен етап є одночасно крапкою, у якій зміст може бути пошкодженим або повністю втрачено. Зазначені взаємозалежні етани наступні:
зародження ідей;
кодування їм вибір каналу;
передача;
декодування.
Класифікація інформації:
) по об'єктах - показники якості товару, його ресурсомісткість, параметри інфраструктури ринку, організаційно - технічного рівня виробництва, соціального розвитку колективу, охорони навколишнього середовища та ін.;
) за належністю і підсистемі менеджменту - інформація по цільовій підсистемі, науковому обґрунтуванню системи, економіці менеджменту, функціональної і забезпечує підсистемам, зовнішньому середовищі системи, керуючої підсистемі;
) за формою передачі - вербальна інформація і невербальна;
