align="justify">) по мінливості у часі;
) за способом передачі;
) по режиму передачі;
) за призначенням;
) по стадії життєвого циклу;
) по відношенню об'єкта управління до суб'єкта.
Для того щоб розглядати інформаційні технології як об'єкт розвитку, необхідно в першу чергу абсолютно ясно зрозуміти сенс і зміст тієї сутності, явленої в сучасному суспільстві об'єктивною реальністю, яка іменується інформаційними технологіями. Сучасне е уявлення про інформаційні технології, слоівшееся в суспільстві, дуже різноманітне і різноманітно залежно від верств населення, в якому це подання формується. Для підприємців і топ - менеджерів «ключовим, мабуть, питанням при виборі ІТ стає здатність даного набору технологій вирішити цілком певні проблеми конкретного бізнесу» [7].
Інформаційна технологія - це технологія нового виду діяльності, в іcторіческом ході розвитку апаратних, програмних та інструментальних засобів комп'ютерної техніки.
Інформаційні системи виконують такі функції:
передача послідовних операцій при рутинній роботі з даними;
передача інформації про стан керованої системи;
управління організаційними змінами.
В даний час більше поширений документаційний метод управління, тому в забезпеченні якісного управління все більшу роль починають грати системи електронного документообігу (СЕД). Саме СЕД може взяти на себе більшу частину перерахованих функції [8, c 343].
Система електронного документообігу виконує всі функції оперативного управління: передачу інформації по прямому і зворотному каналах, передачу документів у процесі основної діяльності, передачу інформації про результати діяльності для аналізу.
На підприємствах великого та малого бізнесу електронний документообіг зберігає всі функції паперового. Тобто, документ проходить ті ж стадії оформлення: створення, реєстрацію, візування, узгодження і резолюцію. Відмінністю є ведення діловодства в електронному вигляді, що істотно прискорює робочий процес.
Електронний документообіг в організації забезпечує кілька звичних робочих процедур:
реєстрацію документів;
пересилку між співробітниками підприємства;
розгляд, обговорення та узгодження;
контроль переміщення документа по ланцюжку виконавців;
систематизація та «підшивка»;
швидкий пошук по виконавцю, підрозділу, реквізитами;
захист з використанням методу шифрування;
привласнення юридичного статусу за допомогою електронно-цифрового підпису.
Часто електронний документообіг на підприємствах увазі переміщення документів між виконавцями, виконання пов'язаного з ними плану необхідних робіт, процедуру узгодження та звітність по виконаних задачам.
Таким чином організовується кілька потоків руху інформації: внутрішній документообіг, вихідний і вхідний.
На кожен отриманий документ оформляється електронна картка. Відображувані в ній дані забезпечують зручність відбирання, а так само пошуку за заданими критеріями, як при роботі з паперовими архівами. У ній вказуються реєстраційний номер, дата створення та реєстрації, напрямок: вхідний чи вихідний, для внутрішнього користування. До картки також можуть бути прикріплені необхідні файли.
Коли процесом підготовки документів займаються велика кількість осіб, це займає більше часу. Система електронного документообігу значно скорочує час на передачу документа між співробітниками і дозволяє зберігати проміжні версії, щоб при необхідності можна було відновити хід підготовки.
Система електронного документообігу - це автоматизована багатокористувацька система, що дозволяє організувати роботу з електронними документами. Головне призначення СЕД - це організація збереження електронних документів, а також робота з ними.
Система електронного документообігу просто необхідна в наступних випадках:
в організації існує великий документопоток вхідних, вихідних і внутрішніх документів, поширення яких серйозно збільшує терміни виконання робіт;
оперативність прийняття рішень низька і постійно знижується;
кількість форм для звітності зростає;
існує проблема витоку інформації та порушення комерційної таємниці;
нарад у керівників різного рівня стає більше і їх тривалість затягується.
У будь-якій компанії накоп...
