інструкція, повинна складатися з трьох розділів: «Посадові обов'язки», «Вимоги до знань» і «Вимоги до кваліфікації».
Основними посадовими обов'язками начальника відділу персоналу є:
керівництво роботою відділу;
забезпечення виконання робіт;
розробка необхідної документації, пропозицій, рекомендацій, інструкцій;
забезпечення раціонального використання матеріальних, фінансових і технічних засобів;
проведення робіт із захисту інформації, що становить комерційну таємницю;
забезпечення раціонального розподілу навантаження між працівниками відділу;
створення умов для підвищення кваліфікації персоналу;
контроль дотримання працівниками правил внутрішнього трудового розпорядку, правил і норм охорони, виробничої та трудової дисципліни;
внесення пропозицій щодо заохочення працівників, накладень стягнень на порушників виробничої та трудової дисципліни;
забезпечення складання статутний звітності.
Начальник відділу персоналу повинен знати:
постанови, розпорядження, накази, інші керівні і нормативні документи вищестоящих і інших органів, що стосуються діяльності відділу;
нормативні акти і методичні рекомендації, що визначають порядок проведення робіт у відділі;
основи економіки, організації праці та управління;
правила внутрішнього трудового розпорядку;
правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії і протипожежного захисту.
У бюджетних організаціях існують певні вимоги до кваліфікації освіта оплати. Загальною вимогою є наявність вищої професійної освіти і стажу роботи за профілем не менше 5 років. Для комерційних організацій такі вимоги можуть служити лише орієнтиром при встановленні розміру заробітної плати.
У повноцінному відділі персоналу середньої за масштабами організації в штатному розкладі можуть бути наступні посади: начальник служби з набору персоналу та управління ним (відділ кадрів); інспектор з кадрів; психолог; спеціаліст з кадрів; табельник та інші [2, с. 153].
Беручи до уваги всі ці дані, ми можемо зробити наступний висновок, що начальник відділу персоналу повинен не просто відповідати всім основним розділам посадової інструкції, але і оточити себе сильною командою професіоналів у своїй сфері діяльності.
1.4 Облік і реєстрація масивів кадрових документів
Діловодство (документаційне забезпечення управління) - галузь діяльності, забезпечує документування і організацію роботи з офіційними документами ГОСТ Р 51141-98 Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення від 27.02.1998 №28.
Документ - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Частина діловодства, безпосередньо пов'язана зі створенням документів, називається документуванням - запис - фіксація інформації на різних носіях за встановленими правилами. Питання руху та обліку документів визначаються поняттям документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання: відправлення та (або) напряму в справу. Діяльність з організації зберігання документів відносять до архівної справи. Оскільки управлінська діяльність людини здійснюється із застосуванням різного роду документації, діловодство в даний час іменують також документаційне забезпечення управління (ДОП).
Склад організаційно-розпорядчих документів визначається відповідно до Класифікація управлінської документації (ОКУД) «Загальноросійському класифікаторі управлінської документації» ОК 011-93, затвердженому Постановою Держстандарту Російської Федерації від 30 грудня 1993 №299 (ОКУД). Загальні вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами встановлено ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Вимоги до оформлення документів ».
Необхідно відзначити, що склад документації кадрової служби визначається як розмірами самої організації (організаційною структурою), так і напрямком діяльності.
Безпосереднє ведення діловодства здійснюється посадовими особами, на яких покладено відповідальність за діловодство, облік і збереження документів на підприємстві.
Локальні нормативні акти, пов'язані з управлінням персоналу - складають документи, пов'язані із здійсненням функцій з управління персоналом і організацією праці (правила внутрішнього трудового розпорядку, положення про структурний підрозділ, посадові інструкції, ...
