ановами, організаціями та підприємствами, незалежно від їх функцій, рівня і масштабу діяльності, форм власності. Перелік служить цілям збереження, організації та поповнення Архівного фонду Російської Федерації призначений для визначення термінів зберігання документів, відбору їх на постійне зберігання або знищення. Він повинен використовуватися також при підготовці номенклатур справ, формуванні справ, розробки схем класифікації документів при створенні пошукових систем в діловодстві, розробки відомчих переліків.
З початком широкомасштабного використання в діловодстві інформаційних технологій ця область стала багатогранною і швидко змінюється, що тут же знайшло відображення у відповідних національних та міжнародних стандартах. У міру розвитку інформаційних технологій безперервно йде вдосконалення стандартів у сфері управління документацією, які охоплюють широкий спектр функцій, процесів і навіть окремих методів, описуючи їх з різним ступенем деталізації - від високорівневих концепцій до конкретних технологічних процесів.
ДСТУ ISO 15489-1-2007 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Управління документами. Загальні вимоги »[14] визначає основні принципи управління документами незалежно від видів носіїв і використовуваних технологій. На жаль, аналогічного стандарту з організації довготривалого зберігання поки немає, хоча в якійсь мірі його роль грає ISO 14721: 2003 «Базова модель відкритої архівної інформаційної системи».
До наступного рівня можна віднести стандарти, що регламентують окремі процедури та види робіт. Сюди ж можна включити вимоги до функціональних можливостей спеціалізованих електронних систем для управління документами і для архівного зберігання електронних документів, а також до «делопроізводческім» функціональним можливостям бізнес-додатків.
Основу цього масиву нормативної інформації складають стандарти, що регламентують різні методи і технології, використовувані в системах управління документами: файлові формати, носії довготривалого зберігання інформації, метадані, протоколи обміну та взаємодії. Стандарти призначені для досить широкого кола фахівців. Користувачів стандартів з управління документацією умовно можна розділити на дві групи: на фахівців в області діловодства та архівної справи і на фахівців інших напрямків, які за родом своєї ділової діяльності створюють, використовують і зберігають документи.
Останнім часом розробники як національних, так і міжнародних стандартів приділяють наступними напрямками стандартизації:
вимоги до систем електронного документообігу (СЕД);
забезпечення довготривалого збереження юридично значимих електронних документів;
метадані [15].
Функціональні вимоги до систем управління електронними документами (у нашій термінології - до систем електронного документообігу) розробляються в основному в інтересах державних органів. Подібні вимоги служать орієнтиром (а іноді й обов'язковою вимогою) при закупівлі відповідних систем для державних органів, що дозволяє витримати єдину технічну політику в державному секторі та створити необхідні умови для міжвідомчої взаємодії. Одночасно цими вимогами часто користуються комерційні організації при проведенні своїх закупівель, вибираючи з них потрібні їм становища.
Слід зазначити, що в Росії ведеться робота з уніфікації вітчизняних норм і міжнародних стандартів. Так, становлять інтерес розроблені в 2008 р європейські вимоги MoReq2 (на замовлення Єврокомісії та уряду Євросоюзу) [16].
Новою тенденцією у світовій практиці стала поява вимог до мінімального набору функціональних можливостей для управління документами, необхідному для ділових систем (облікових, управління ресурсами і бізнес-процесами і т.п.) - на відміну від вимог до повномасштабним спеціалізованим системам для управління документами.
Так, згідно з розробленим в США стандарту DoD 5015.2-STD «Стандарт вимог до СЕД Міністерства оборони США» [17], версія 3 від 25 квітня 2007 передбачений набір вимог до функціональних можливостей систем управління документами, які необхідні для виконання державними органами положень законів про захист персональних даних та доступ до державної інформації. Це, в першу чергу, можливості:
виділяти документи, що містять персональні дані та/або підлягають розкриттю із законом про свободу доступу до державної інформації;
реєструвати запити громадян щодо своїх персональних даних, а також запити громадян і організацій про доступ до державної інформації; формувати відповідні електронні досьє, що містять документи, створювані в ході відпрацювання цих запитів;
управляти документацією з питань розкриття персональної та дер...
