жавної інформації;
збирати необхідні статистичні дані та формувати відповідні звіти;
підтримувати створення цензурованих версій розкриваються документів та їх зберігання у зв'язці з оригінальними документами.
Стандарт, крім того, включає тепер розділ з вимогами щодо забезпечення взаємодії між СЕД при передачі електронних документів з однієї системи в іншу.
Специфікації MoReq2 - це друга версія Типових вимог (Model Requirements, MoReq), яка є новим європейським «де-факто» стандартом для систем, керуючих електронними документами. MoReq2 вже зараз вельми впливовий в області управління електронними документами, і цей вплив в майбутньому буде тільки зростати. Причини цього криються в наступному:
він призначений для всіх секторів, а не тільки для державних органів;
це міжнародний стандарт, використовуваний у всій Європі, а також в Азії, Північній і Південній Америці;
він описує функціональні можливості, що виходять далеко за межі власне управління документами;
в ході його розробки було організовано величезна за масштабами міжнародне обговорення проекту фахівцями з багатьох країн світу.
Вміщені в даному стандарті вказівки допоможуть зрозуміти вимоги до діловодства, організаційні та ділові основи для виконання процесів конверсії та міграції, питання технологічного планування, моніторингу та контролю виконання процесів. У ньому описані дії, компоненти та конкретні методики конверсії та міграції документів з однієї системи управління документами в іншу, в тому числі такі питання, як управління робочими процесами (workflow), тестування, контроль версій і верифікація.
Стандарт ГОСТ 7.1-84. «Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги та правила складання »[18] містить вимоги, що забезпечують збереження автентичності та автентичності електронних документів при їх конверсії з однієї електронної системи зберігання документів в іншу. І хоча питання забезпечення тривалого збереження електронних документів безпосередньо не розглядаються, вони дуже пов'язані із завданням конверсії, оскільки багато стратегії забезпечення тривалого збереження включають в себе той чи інший вид конверсії.
У частині I стандарту розглядаються рішення, пов'язані з плануванням програми конверсії і з питаннями діловодства. Частина II присвячена обговоренню власне процесу конверсії. Програми включають:
таблиці, в яких разом зведені «делопроізводческіе» вимоги; рушійні сили та ризики, пов'язані з процесом конверсії; заходи контролю та управління, стадії процесу конверсії;
інші матеріали в допомогу фахівцям, відповідальним за конверсію.
У вступі проекту стандарту говориться: «Все частіше інформація, яка була створена, введена і збережена в електронному вигляді, використовується в якості свідоцтва ділової діяльності. Подібні докази можуть знадобитися у разі контрактних суперечок або в суді. Даний Технічний звіт визначає рекомендовану практику для електронного зберігання ділової чи іншої інформації у вигляді графічних образів. Відповідно, дотримання цих рекомендацій представляє для організації інтерес навіть тоді, коли достовірність збереженої інформації не заперечується »[19].
Нова редакція стандарту ISO 15836: 2009 «Інформація та документація - дублінське ядро ??метаданих» була опублікована в 2009 р ISO 15836: 2009 встановлює стандарт опису ресурсів, відомий як «Набір елементів метаданих Дублінського ядра». ISO 15836: 2009 не обмежує поняття ресурсу, проте найчастіше він використовується для опису книг і документів [20].
Даний стандарт - одна з найбільш популярних універсальних систем метаданих, була розроблена в кінці 1990-х рр. з ініціативи Консорціуму Всесвітньої павутини. Популярність його обумовлена ??тим, що модель опису, заснована на «Дублінському ядрі», не виключає можливості використання інших різних лінгвістичних засобів. Крім того, для застосування «Дублінського ядра» не потрібно спеціальної підготовки - на відміну від традиційних бібліотечних форматів.
ГОСТ Р ІСО 23081-1-2008 «Система стандартів з інформації, бібліотечної та видавничої справи. Процеси управління документами. Метадані для документів. Частина 1. Принципи »[21] - це другий сучасний російський стандарт в галузі управління документацією. Стандарт підготовлений Всеросійським науково-дослідним інститутом документознавства та архівної справи на основі автентичного перекладу міжнародного стандарту ISO 23081-1: 2006 «Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1. Principles». Даний документ дає відповідь на питання: що таке метадані, які бувають метадані та як їх використовувати ...
