документів (за винятком особливо цінних), а також документи, підлягають поверненню.
3. Справи формуються в організаціях при централізованому веденні діловодства - службою ДОП організації, при децентралізованому - як структурними підрозділами (Особами, відповідальними за ДОП), так і службою ДОП організації. p> 4. При формуванні справ необхідно дотримуватися наступні основні вимоги:
документи постійного і тимчасового зберігання необхідно групувати в окремі справи;
включати у справу по одному примірнику кожного документа;
групувати у справу документи одного календарного року; виняток становлять: перехідні справи; судові справи; особисті справи, які формуються протягом усього періоду роботи даної особи в організації; документи виборних органів та їх постійних комісій, депутатських груп, які групуються за період їх скликання; документи навчальних закладів, які формуються за навчальний рік; документи театрів, характеризують сценічну діяльність за театральний сезон; справи фільмів, рукописів, історії хвороб та ін;
справа повинна містити не більше 250 аркушів, при товщині не більше 4 см.
5. Всередині справи документи повинні бути розташовані так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали певні питання. При цьому документи розташовуються в хронологічному порядку (вхідні - по датах надходження, вихідні - по датах відправлення) або за алфавітом авторів та дописувачів.
6. Розпорядчі документи групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками.
7. Положення, інструкції, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і групуються разом із зазначеними документами. Якщо ж вони затверджені в якості самостійного документа, то їх групують в самостійні справи.
8. Накази з основної діяльності групуються окремо від наказів з особового складу.
9. Накази з особового складу групуються у справи відповідно до встановлених термінів їх зберігання.
10. Доручення вищестоящих організацій та документи щодо їх виконання групуються у справи за напрямами діяльності організації
11. Затверджені плани, звіти, кошторису, ліміти, титульні списки та інші документи групуються окремо від їх проектів
12. Документи в особових справах розташовуються в хронологічному порядку в міру їх надходження.
13. Особові рахунки робітників і службовців по заробітній платі групуються в самостійні справи і розташовуються в них у порядку алфавіту за прізвищами.
14. Пропозиції, заяви і скарги громадян з питань роботи організацій і всі документи по їх розгляду і виконання групуються окремо від заяв громадян з особистих питань.
15. Листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності; документ - відповідь поміщається за документом - запитом
Експертиза цінності документів
Експертизою цінності документів називається вивчення документів на основі принципів і критеріїв їх цінності з метою визначення строків зберігання документів і відбору їх для зберігання.
Характеристики
Відомчий архів
Архів організації
Принципи проведення експертизи цінності
Експертиза цінності документів проводиться на основі принципів партійності, історизму, комплексності і всебічності оцінки документів і відповідно до комплексно застосовуваними критеріями походження, змісту, зовнішніх особливостей документів. До критеріям походження відносяться: роль і місце організації (особи) в системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних нею функцій; час і місце освіти документів. До критеріїв змісту відносяться: значимість події (явища, предмета), відображеного в документах; значення міститься в документі інформації, її повторення в інших документах, цільове призначення, вид і різновид документа. До критеріїв зовнішніх особливостей документа відносяться: юридична достовірність документа (Наявність підписів, дат, печаток); наявність резолюцій, послід; особливості передачі тексту; особливості матеріальної основи документа; особливості фізичного стану документа.
Віднесення документів до складу архівного фонду Російської Федерації здійснюється за результатами експертизи цінності на підставі принципів історизму, системності та цілісності шляхом комплексного застосування критеріїв походження, змісту, зовнішніх особливостей документів.
До критеріїв походження відносяться: роль і місце організації в системі державного управління або конкретної галузі, значимість виконуваних нею функцій, значення фізичної особи в житті суспільства, час і місце освіти документа. До критеріїв змісту належать: значимість події (явища), відображеного в...
