вилах розташовуються вимоги до заповнення облікових документів: справа фонду, реєстр справ, описи справ, лист фонду, список фондів, книга обліку надходження та вибуття документів. p> В В«Основних правилах роботи архівів організації В»розкривається інформація про обліку справ і документів, знаходяться на депозитарному зберіганні, веденні облікових баз даних. p align=center>
Вимоги до складання номенклатур справ та формування справ Номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. br/>
Характеристики
Відомчий архів
Архів організації
Призначення
Номенклатура справ складається для забезпечення порядку формування та обліку справ у діловодстві організації. Вона намічає угруповання виконаних документів у справи, систематизацію справ, індексацію і терміни зберігання справ, є основою для складання описів справ постійного і тимчасового зберігання і основним обліковим документом у діловодстві, а відомчому архіві і архіві організації використовується для обліку справ тимчасового зберігання.
Види номенклатур справ
1. типова;
2. приблизна;
3. індивідуальна.
Графи номенклатури справ
1. в першій графі проставляються індекси справ. Індекси проставляються арабськими цифрами. Індекс складається з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурі справ у межах структурного підрозділу;
2. у графі № 2 вказуються заголовки справ;
3. в 3 графі заповнюється кількість томів або частин, з яких складається справа;
4. у графі 4 вказуються термін зберігання справи, номери статей за переліком, а при його відсутності-за типовою або зразковою номенклатурою;
5. у графі № 5 В«ПриміткаВ» протягом усього терміну дії номенклатури проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін
Заголовки справ
1.Заголовкі справ з питань, що не дозволеним протягом одного року, є В«перехіднимиВ» та вносяться до номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом;
2. спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. При цьому заголовки справ, що містять постанови та наказ вищестоящих організацій, розташовуються перед заголовками справ з наказами керівника організації. Далі розташовуються заголовки, містять планові і звітні документи;
3. заголовок справи повинен чітко і в узагальненій формі відображати
основний зміст і склад документів справи;
4.не допускається вживання в заголовку справи неконкретних формулювань, а також вступних і складних синтаксичних оборотів;
5.заголовкі справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ;
6. в заголовках справ. Містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, в якості виду справи вживається термін В«документиВ», а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути у справі;
7.лі справа буде складатися з кількох томів і частин, то складається загальний заголовок справи, а потім при необхідності складаються заголовки кожного тому, що уточнюють зміст заголовка справи.
8. заголовок справи складається з елементів, які розташовуються у наступні послідовності: назва справи, назва організації або структурного підрозділу, назва організації, якій будуть адресовані або від якої будуть отримані документи, короткий зміст документів справи, дати, до яких належать документи справи, вказівка ​​на копійность документів справи;
9.В заголовках судових, слідчих, особистих, арбітражних і інших справ, що містять документи, пов'язані послідовністю діловодства по одному конкретному питанню, в якості виду справи вживається термін В«справаВ»
10.В заголовках справ, призначених для групування документів одного різновиду, вказується цей різновид документів у множині;
Порядок формування справ
1. Формуванням справ називається групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатурою справ.
2. У справу поміщаються документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справи, при цьому забороняється групувати у справи чорнові і дублетні примірники...
