о мети або ж величиною зекономлених ресурсів. В управлінні цінність інформації визначається ступенем впливу на результат, на рівень досягнення поставленої мети. p> У свою чергу, результативність інформації може бути короткостроковою або довгостроковій, мати матеріальне чи духовно-моральний вимір. Цінністю може володіти і дезінформація, але лише для її джерела. Для споживача ж дезінформація володіє негативною цінністю, так як збільшує вихідну невизначеність, зменшує ймовірність досягнення мети.
Суттєвою характеристикою документованої інформації є її повнота, яку зазвичай визначають як оптимальне співвідношення між необхідною і отриманої інформацією. Від повноти інформації залежить якість прийнятих на її основі управлінських чи інших рішень. При цьому слід зауважити, що документована інформація ніколи не буває повною, оскільки неможливо зафіксувати на матеріальному носії навіть ті події, свідками та учасниками яких ми є. Тим більше неможливо мати повну інформацію про минулих епохах. Тому завжди можна говорити лише про ступінь повноти інформації. p> Слід розрізняти повноту і надмірність інформації. Надлишкова інформація - це повторювана, дублююча інформація. Вона забирає час у споживача, негативно позначається на ефективності управління. За наявними даними, зайвим є в середньому близько третини всього обсягу інформації, призначеної для споживання в управлінських підрозділах різного рівня. Підраховано, що в середньому 60% наукових та адміністративних документів споживачеві не потрібно прочитувати цілком. Мало того, він просто не встигне прочитати все для виконання його професійних обов'язків, якщо буде читати все підряд. p> Однак з надмірністю інформації справа йде далеко не так просто, як це може здатися на перший погляд. Встановлено, що в цілому ряді випадків надлишкова інформація приносить навіть користь. Причому необхідність надмірності доведена еволюційним розвитком. Зокрема, надлишковими є існуючі алфавіти і мови. Наприклад, в російській мові надмірність становить 40%, у французькою - 55%. Без деякої надмірності людина не в стані тривалий час сприймати інформацію. Це вимагало б від нього постійного напруженої уваги, що призводить до швидкого стомлення і втрати здібності до сприйняття.
Інформація може бути корисною і марною. Корисність інформації - ще один із її властивостей. Корисність є не що інше, як цінність інформації в певних конкретних умовах. Кордон між поняттями корисності і даремність відносна, суб'єктивна, тому можна говорити лише про ступінь корисності, яка виявляється в процесі актуалізації інформації.
З повнотою пов'язана достовірність інформації. Вона відображає ступінь об'єктивності в процесі фіксації і передачі інформації. Із збільшенням повноти достовірність збільшується. Проте відбувається це лише до тих пір, поки не настає надлишкову інформації, яка вже перестає впливати на ступінь її достовірності. p> Достовірність залежить від джерела інформації, насамперед від рівня його компетентності, від суб'єктивізму в процесі збору, обробки, оформлення інформації. Оскільки документ створюється людиною, остільки міститься в ньому інформація завжди суб'єктивна. Кожному конкретному документу притаманна своя, більша або менша, ступінь суб'єктивності. p> Проблема достовірності інформації нерідко буває пов'язана з навмисним її спотворенням - Дезінформацією (фальсифікацією). Вона може виражатися в наданні завідомо неправдивих або неповних відомостей, в свідомо спотвореної інтерпретації яких фактів. Таким чином, достовірність відноситься до числа найбільш значущих властивостей документованої інформації, оскільки будь-які її відхилення можуть негативно позначитися на якості прийнятих управлінських рішень.
Зі часом інформація, навіть найкорисніша, старіє. Тому найважливішим її властивістю є новизна. Поняття новизни відносно. Одна і та ж інформація, втративши новизну в оперативному середовищі, може виявитися нової при реконструкції подій минулого, тобто в процесі реалізації функції документа як історичного джерела. p> З новизною пов'язана своєчасність інформації, тобто її здатність відповідати запитам споживача в потрібний момент часу.
Одне з властивостей документованої інформації - її доступність, тобто можливість отримання споживачем.
Захищеність - Властивість документованої інформації, яке характеризує неможливість несанкціонованого доступу і зміни, спотворення її з боку інших осіб.
Ще одним властивістю інформації є її ергономічність, тобто оптимальність форми або обсягу інформації для конкретного споживача.
Нарешті, важливим властивістю документованої інформації є її адекватність (визначеність), тобто відповідність відображених у документі фактів, подій, показників самому об'єкту або явища, а також завданню конкретного документа. Можна, мабуть, говорити лише про ступінь адекватності, оскільки будь-яка інформація містить елемент невизначеності, особлив...
