впровадження СЕД може звести нанівець всі плюси автоматизації. Принципово важливо перед впровадженням визначити цілі проекту. Мети автоматизації документообігу повинні бути зрозумілими і досяжними.
До основних плюсів автоматизації документаційних процесів можна віднести:
· Централізоване, структуроване і систематизоване зберігання документів в електронному архіві
· Однаковий підхід до процедур формування та обробці документа (реєстрація, погодження тощо)
· Використання уніфікованих форм документів, формування документів по шаблонах
· Швидкий пошук документів
· Аудит доступу користувачів до документів
До мінусів можна віднести досить високі початкові витрати на впровадження електронного документообігу та необхідність скрупульозної роботи з навчання користувачів і прищеплення їм навичок роботи з СЕД.
1.8 Витрати на електронний документообіг
Які витрати понесе організація при переході на електронний документообіг? До первинних витрат можна віднести:
) Ліцензії на програмне забезпечення СЕД. Чим більше буде купуватися ліцензій, тим дешевше буде вартість однієї ліцензії СЕД
) Сервер програми СЕД:
· Залізо сервера
· Ліцензії на програмне забезпечення сервера
) Витрати на технічне оновлення обладнання
) Витрати на навчання персоналу та адміністраторів
) Витрати на введення СЕД в експлуатацію:
· Налаштування і доопрацювання СЕД за технічним завданням
· Розгортання програмного забезпечення системи (установка і конфігурація)
· Інтеграція СЕД з іншими системами
Довгострокові витрати на електронний документообіг будуть включати:
· Витрати на супровід СЕД:
- Консультації фахівців тех. Підтримки
Оновлення версій СЕД
Оновлення супутнього програмного забезпечення
1.9 Цілі впровадження електронного документообігу
У кожному з проектів впровадження автоматизації документаційних процесів можуть бути визначені свої цілі, довгострокові і короткострокові, пов'язані як з поточним станом документообігу в організації, так і з її специфікою діяльності. Ось деякі цілі впровадження електронного документообігу в організації:
Якісні цілі впровадження, наприклад:
· Полегшення роботи співробітників за рахунок скорочення рутинних операцій
· Зниження втрат документів і виключення створення помилкових дублікатів за рахунок ведення єдиного інформаційного сховища документів
· Створення «прозорості» при обробці документів за рахунок введення статусів обробки документів, ведення журналу змін і передачі документа, відображення поточного етапу обробки документа і т.д.
· Скорочення термінів узгодження договорів у видалених підрозділах, за рахунок відсутності пересилки пакету паперових документів.
Оскільки багато СЕД містять систему контролю виконання, то однією з цілей переходу на автоматизований документообіг є підвищення виконавської дисципліни, яка виражається у виконанні документів в задані терміни. Досягається такий ефект за рахунок «підвищення прозорості» процесу виконання документа. У СЕД за кожним документом, який вимагає контролю виконання, автоматично створюються і доставляються виконавцям картки доручень. У картці документа відображається хід виконання доручень, їх статуси, терміни, виконавці і т.д. Це дозволяє контролерові документа оперативно втрутитися в процес виконання, якщо буде помічено відставання від заданих термінів. У цьому СЕД може допомогти контролерові за рахунок автоматичного контролю термінів виконання і розсилки повідомлень про події.
Кількісні цілі впровадження електронного документообігу, наприклад:
· Скорочення часу на пошук документів до 10 разів. Пошук одного документа повинен бути скорочений з 10 хвилин до 1-ї хвилини
· Збільшення числа опрацювання звернень до день одним співробітником в два рази з 10шт. До 20шт.
· Скорочення витрат на папір і картриджі в два рази з 20 000руб на місяць до 10 000руб.
· Скорочення термінів узгодження договорів в чотири рази, з восьми днів до двох днів.
· І т.д.
Слід пам'ятати, що впровадження електронного документообігу lt; # justify gt; РОЗДІЛ 2. АНАЛІ...
