вивчаються всі види і форми первинних документів, застосовуваних при вирішенні завдань. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також можливість заміни діючих документів уніфікованими. Якщо така можливість не представляється, то розробляються форми нових первинних документів, тобто діючі документи замінюються новими, пристосованими до автоматизованій обробці. Ця робота виконується фахівцями по машинній обробці спільно з економістами-користувачами.
У заголовної частини відбивається в основному текстова інформація, яку необхідно закодувати для автоматизованої обробки. Для цього вгорі документа виділяється рамка для проставляння кодів, побудована по зональній формі. Її елементи мають по дві реєстраційні клітки: в одній - друкарським способом вдруковане назва ознаки, в іншій - від руки проставляють його коди (Основному коди тих группіровочних ознак, за якими складається зведення). p> Змістовна частина будується у вигляді таблиці, що складається з рядків і граф, де розташовуються кількісно-сумові підстави і їх назви, які зазвичай розміщені в лівій частині таблиці. Документи, як правило, є багаторядковими, з постійним або змінним складом підмета таблиці. Всі похідні рядки і графи документа мають подсказ.
Розробка форм первинних документів здійснюється в такій послідовності:
уточнюється склад реквізитів, що включаються в документ. Склад реквізитів повинен відповідати цілям управління;
виділяються реквізити, що підлягають автоматизованій обробці, і розподіляються по трьох зонах:
1-а зона - постійні ознаки, що розташовуються в заголовній частині, в рамці для проставляння кодів постійних ознак;
2-а зона - змінні ознаки, що поміщаються в таблиці справа або зліва від найменування ознак;
3-тя зона - кількісно-сумові підстави, розміщувані в таблиці справа.
В деякі документи вводяться контрольні суми, які можуть розташовуватися в останній графі (рядку) або в кінці документа. Вони виходять шляхом арифметичного підрахунку даних рядка, графи або документа. Реального економічного змісту вони не мають і використовуються в подальшому для контролю введення інформації в машину.
Реквізити, підлягають введенню в машину, обводяться потовщеними лініями для зручності заповнення документа і введення даних в ПЕОМ шляхом набору на клавіатурі. Викладені вимоги пов'язані з підвищенням ефективності автоматизованої обробки.
При проектуванні маркетингових первинних документів в основному дотримуються вимоги, пропоновані до уніфікованої системи документації.
Деякі розрахунково-платіжні документи (наприклад, платіжні доручення) мають кілька інше побудова зон для автоматизованої обробки. Коди постійних ознак (Дебет, кредит) розташовані в них у змістовній частині документа. Це обумовлено специфікою заповнення розрахунково-платіжної документації. Однак таке розташування реквізитів не знижує якості автоматизованої обробки.
При розробці форм первинних документів спочатку складається ескіз, визначальний порядок побудови і розташування реквізитів. Потім затверджені форми документів тиражуються і впроваджуються при перекладі економічної задачі на автоматизовану обробку. Процес створення форм первинних документів пов'язаний з подальшим порядком розміщення даних цих документів в пам'яті машини. Сучасний рівень розвитку технології автоматизованої обробки інформації передбачає два способи введення даних в машину.
Перший спосіб забезпечує на спеціальних пристроях підготовки даних попередній перенесення інформації з документа на магнітні диски. Цей спосіб, як правило, застосовувався при централізованій обробці інформації на обчислювальному центрі.
Другий спосіб - Застосування ПЕОМ не вимагає наявності спеціальних пристроїв підготовки даних. Введення інформації тут здійснюється безпосередньо користувачем шляхом набору даних на клавіатурі, в ході якого забезпечується прямий запис інформації на машинні носії (магнітні дискети, магнітний диск). Введення інформації з первинних документів і запис її на машинні носії виконуються за уніфікованими схемами (макетів). Макет визначає послідовність розміщення даних первинного документа на машинному носії.
Проектування макету з використанням персональних комп'ютерів має свої особливості. Складений при цьому макет відображається на екрані дисплея ПЕОМ. Можлива організація двох форм макета введення інформації з використанням дисплея. Перший варіант передбачає проектування і відображення на екрані дисплея точної копії первинного документа.
У цьому випадку дані документа вводяться в відбитий макет з клавіатури. Одночасно здійснюється візуальний і машинний контроль на заповнюваність реквізитів, їх відповідність допустимим величинам, логічний та арифметичний контроль реквізитів, контроль по контрольних сумах (КС). При виявленні помилковою запису на екрані висвічується діагностичне повідомлення і записи підлягають коригуванню.
Перши...
