>
Як вже згадувалося вище, законодавством Республіки Білорусь не встановлена форма документів, якими повинні оформлятися представницькі витрати. Тому вони повинні бути розроблені організацією самостійно, але з обов'язковим урахуванням вимог ст. 9 Закону про бухоблік. p> Крім того, нам знадобляться ще кілька положень даного законодавчого акту. За загальним правилом, встановленим Законом про бухоблік, перелік осіб, які мають право підпису первинних облікових документів, повинен бути узгоджений з головним бухгалтером і затверджений керівником організації. Природно, це відноситься і до документів, якими у вашій організації будуть оформлятися представницькі витрати. Звичайно, добре, коли цей перелік збігається з уже наявними в бухгалтерії, але, можливо, в останній доведеться внести доповнення, пов'язані саме з обов'язками по прийому зарубіжних гостей.
Документи, якими оформляються господарські операції і які пов'язані з надходженням або виплатою грошових коштів, повинні підписуватися тільки керівником організації та головним бухгалтером або уповноваженими ними на те особами. Тому на період підготовки та проведення зустрічі іноземної делегації необхідно подбати про те, щоб або саме керівництво, або особи, що володіють необхідними повноваженнями, завжди знаходилися В«в зоні доступуВ».
І останнє, про що потрібно пам'ятати: будь первинний обліковий документ повинен бути складений у момент здійснення господарської операції. І тільки якщо це не представляється можливим з тих чи інших В«технічнихВ» причин, його дозволяється оформляти безпосередньо після її здійснення. Займаючись організацією прийому зарубіжних гостей, візьміть собі за правило перевіряти всі документи, пов'язані з представницькими витратами, відразу ж після їх отримання, консультуючись у разі потреби з бухгалтерськими службами. Зрозуміло, що по гарячих слідах набагато простіше виправляти помилки. А їх, до жаль, уникнути дуже важко.
Для того щоб обгрунтувати включення тих чи інших витрат до складу представницьких, організації необхідно самостійно розробити порядок і процедуру прийому іноземних делегацій та окремих осіб. До цього питання потрібно підходити, що називається, творчо. Якщо гості изза кордону стали вважати вашу організацію В«своїм другим домомВ», тобто прийом іноземних делегацій та окремих осіб носить у вас систематичний характер, то краще розробити та затвердити окреме положення про облік представницьких витрат організації. У ньому повинен бути вказаний порядок вирішення наступних питань:
- прийому іноземних делегацій та окремих осіб;
- призначення відповідальних за подібний прийом працівників, у тому числі фахівців організації, які мають право брати участь у переговорах, а також посадових осіб, відповідальних за розробку програми перебування та складання кошторису витрат;
- видачі підзвітних сум на представницькі витрати (перелік, працівників організації, які можуть отримувати кошти на заз...
