єстрації документів крім традиційного способу - ручне ведення реєстраційних форм (журналів і/або карток) - використовуються кошти обчислювальної техніки (впроваджена та експлуатується Автоматизована система управління документами підприємства), то реєстрація завершується переносом даних на машинний носій. Ознакою того, що Комерційна пропозиція зареєстровано в Автоматизованої системи управління документами підприємства, є проставлення на Бланке, реквізиту "відмітка про перенесення даних на машинний носій "і відмітка у відповідній графі реєстраційних форм (за наявності в них відповідних граф). p> Після реєстрації Комерційна пропозиція відправляється Замовнику. Відправка може здійснюватися:
по поштою;
засобами факсимільного зв'язку;
особистої доставкою представником Виконавця (Замовника). p> У перших двох випадку відправку виробляють фахівці служби ДОУ, у третьому - Відповідальний виконавець (або інший співробітник за його дорученням - кур'єр) особисто передає Комерційна пропозиція представнику Замовника (Відповідальному виконавцю). p> При відправці Комерційного пропозиції поштою, Відповідальний виконавець повинен проставити відмітку про категорії поштового відправлення (на другому примірнику, що залишається на підприємстві). До відправляти поштою Комерційному пропозицією додається Супровідний лист. У супровідному листі зазвичай вказують з якою метою направляється основний документ, що з ним треба зробити і в які терміни. На копії супровідного листа проставляють відмітку про відправку (Категорія поштового відправлення, посада та особистий підпис відправив, дата) і підшивають у справу на загальних підставах. p> Відправка Комерційного пропозиції засобами факсимільного зв'язку здійснюється після попередньою домовленістю з представником Замовника. На першому примірнику Комерційного пропозиції, переданого по телефаксу, проставляють відповідну відмітку ("Документ відправлений телефаксом на № 000 0000, особистий підпис оператора, дата ").
Примітка: p> Комерційні пропозиції, з проставленим на них реквізитом "гриф обмеження доступу до документу ", не рекомендується відправляти поштою та засобами факсимільного зв'язку. p> У випадку особистої доставки Комерційного пропозиції представником Виконавця, на копії супровідного листа представник Замовника (Відповідальний виконавець) проставляє відмітку про отримання Комерційного пропозиції (Посада та особистий підпис получили, дата). Надалі, цю копію підшивають у справу на загальних підставах. p> Комерційне пропозиція, передане для відправлення, повинно бути оброблено і надіслано в течени і одного робочого дня. p> Відправка Комерційного пропозиції продовжується до тих пір, поки представник Виконавця, відправляв його, не отримає документ, що підтверджує одержання (Доставку) Замовником Комерційного пропозиції (далі "підтверджують отримання документи "). Підтвердними отримання документами, є:
при поштовому відправленні - повідомлений ие про е го ...
