ентів, терміни яких минули.
Таким чином з усього вище сказаного можна зробити висновок, що обов'язки між службовцями відділу розподілені рівномірно. Це сприяє ефективній роботі відділу в цілому. Однак, у випадку, коли кілька службовців посідають однакові посади, їх діяльність регламентується однією посадовою регламентом, у той час як характер виконуваних функцій може бути різним. Вихід тут може бути знайдений шляхом складання посадової регламенту не так на посаду, а на конкретного фахівця.
4. Нормативна база та автоматизовані інформаційні системи, використовувані в діяльності відділу
У своїй роботі службовці відділу керуються Конституцією Російської Федерації, федеральними конституційними законами, федеральними законами та іншими нормативними правовими актами Російської Федерації в частині, необхідної для виконання посадових обов'язків, у тому числі Федеральним законом від 27.07.2004. № 79-ФЗ В«Про державну цивільну службу Російської Федерації В», актами Президента Російської Федерації та Уряду Російської Федерації, нормативними правовими актами Міністерства економічного розвитку Російської Федерації, правовими акти Федеральної реєстраційної служби, Положенням про Управління, Службовим розпорядком Управління, наказами та розпорядженнями керівника Управління, Положенням про відділ та посадовими регламентами. p> Аналіз нормативно-правової бази відділу показав, що відносно спеціальних систем документації, що функціонують в Управлінні, існує і продовжує регулярно поповнюватися і вдосконалюватися досить докладна і якісна нормативна база. Зокрема, норми регулюють діловодство тих чи інших процесів у рамках здійснення функцій Росреєстрації та її територіальними органами, містяться і на рівні федеральногозаконодавства, і в окремих постановах уряду РФ 1 і в наказах Міністерств і відомств РФ. Крім того, в рамках адміністративної реформи розробляються і впроваджуються адміністративні регламенти виконання окремих державних функцій і надання послуг 1 , які містять докладні процедурні описи технології здійснення цих функцій, і містять, в тому числі, питання, що стосуються документаційного супроводу всіх процесів. p> Таким чином, подібні регламенти, єдині для виконання всіма органами державної влади, є нормативними правовими актами прямої дії.
Що стосується загального діловодства, то тут спостерігається якісно інша ситуація. Інструкція по діловодства у Федеральній реєстраційній службі створювалася ще на основі розробленої та діяла до 2006 року Типової інструкції з діловодства у федеральних органах виконавчої влади. Вона має лише невеликі відмінності в частині індивідуалізації її положень для конкретної структури. Крім того, Інструкція Федеральної реєстраційної служби вводилася як тимчасова на ранніх стадіях функціонування служби, і з цієї причини не тільки не відповідає Типової інструкції, але і не містить конкретики організаційних моментів. Згодом вся склалася технологія повинна була отримати своє відображення у підсумковому документі - нової Інструкції по діловодства, однак цього не сталося.
У вересні 2005 року в Управлінні була введена власна Тимчасова інструкція з діловодства 1 . Фактично даний документ за змістом повторює розглянуту вище Інструкцію Федеральної реєстраційної служби. Такий підхід також не можна вважати вірним, оскільки дана інструкція потребує адаптації не тільки з погляду її відповідності нормам Типової інструкції, але і з точки зору специфіки Управління. Формальний характер інструкції привів до необхідності видання окремих розпорядчих документів з конкретних організаційних та процедурних моментів. Зокрема, окремими наказами встановлюються: вимоги до порядку розробки та оформлення локальних актів, порядок використання гербових бланків 1 , процедура постановки документів на контроль та зняття з контролю.
Таким чином, встановлено необхідність вдосконалення нормативної бази загального діловодства на локальному рівні. Перед організаційно-контрольним відділом стоїть завдання з розробки якісної інструкції з діловодства.
При організації роботи з документами у відділі використовуються традиційні технології автоматизованої системи електронного документообігу та діловодства на базі СУБД Lotus Notes. (В«БезпаперовийВ» документообіг). Зазначена система функціонує також і у відокремлених підрозділах Управління. У відділі встановлені два модулі системи: В«Службова кореспонденціяВ» і В«Контроль виконання документів В».
За допомогою зазначеної системи:
- автоматизований процес реєстрації вхідної кореспонденції;
- автоматизований процес реєстрації вихідної кореспонденції, причому у випадках, коли виходить кореспонденція є відповіддю на вхідну, фіксується посилання на вхідний документ;
- здійснюється контроль проходження документів по виконавцям;
- здійснюється контроль термінів виконання документів;
- здійснює...
