Наступні кілька рядків присвячують зазвичай короткої формулюванні теми листа. Якщо листування ведеться небудь конкретною особою, то лист закінчується зазвичай обігом: В«Щиро ВашВ». У разі розсилки рекламної кореспонденції інших листів безособового характеру прізвище адресата не ставлять, а до назви фірми додають назву відділу, в який адресований лист. Безіменно писати не рекомендується. p align="justify"> Без імені можна писати листа фірмі або установі, але проставляти в адресі оборот: В«Генеральному директоруВ», без зазначення його прізвища та ініціалів.
Завершити лист потрібно також ввічливій формулюванням. Залежно від мети листи формулювання змінюють. При необхідності отримати швидку відповідь на діловий лист або запит можна написати наступне: В«Розраховуємо, що Ви відповісте за першої ж можливостіВ». p align="justify"> Після закінчення листи ставлять підпис і прізвище, нижче вказують посаду і назву фірми. Якщо лист рекламного характеру, то прізвище і підпис необов'язкові. p align="justify"> Загальне правило для будь-якої кореспонденції - лист повинен вільно поміщатися в конверт. На будь-якій кореспонденції проставляють зворотну адресу. Кореспонденції, як привітання людини, кого Ви добре знаєте, вираз співчуття, листи подяки краще писати від руки. Перед відправкою листа перевірте орфографію. p align="justify"> Не варто починати лист із займенника В«ЯВ». Постскриптум (PS) виносять вниз, після підпису. Нижче постскриптума ставлять свій підпис або ініціали. Поштові листівки не використовують в діловому листуванні. Можна послати телеграму. Будь-який лист, довірена Вам, вимагає негайної відповіді. Якщо Ви не можете виконати прохання, викладену в листі, то повідомите про це відразу ж. p align="justify"> На привітання відповідають коротко. Якщо виникла необхідність принести вибачення в листі, то його пишуть від руки. Відповідати на лист з вибаченнями обов'язково. Співчуття пишуть від руки. Якщо такої можливості немає, краще послати телеграму. p align="justify"> Загальне правило для будь-якої кореспонденції - з лівого краю паперу до низу залишають вільне поле однакової ширини.
Телефонні переговори
Вважається, що саме просте в діловому спілкуванні - телефонна розмова. Насправді це далеко не так. Дзвінок по телефону повинен так само підкорятися вимогам стислості, як ділове листування і відправлення факсу. Першим завжди видається той, хто дзвонить. Якщо на місці немає того абонента, з яким Ви хотіли зв'язатися, то представлятися не обов'язково. Досить буде привітатися і попросити запросити до телефону цікавить Вас людини. Якщо його немає - дізнатися, коли він буде на місці, або попросити що-небудь передати йому і повісити трубку. Не потрібно довго тримати трубку, якщо на іншому кінці ніхто не відповідає. Не варто питати, з ким Ви говорите, можна лише уточнити, чи правильно Ви набрали номер і додзвонилися чи туди, куди х...
