их продуктів автоматизації діловодства найчастіше позначають одним і тим же словом зовсім різні поняття. p align="justify"> Так, наприклад, фахівці інформаційних технологій часто змішують поняття В«діловодствоВ», що включає увесь цикл створення, оформлення документів і роботи з ними, і термін "документообігВ», який є складовою частиною діловодства, який розуміється як рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу. Говорячи про архів, розробники програм автоматизації діловодства часто мають на увазі системи впорядкованого зберігання файлів, а зовсім не системи, еквівалентні традиційному архіву по функціональності. p align="justify"> У зв'язку з цим виникає В«технологічнаВ» проблема, коли реалізовані в програмі технології роботи з документами не відповідають діловодних нормам. В результаті замість того, щоб нормалізувати діловодство шляхом впровадження системи, розробники адаптують програму під особливості діловодства конкретної організації, досить часто здійснюваного з порушеннями діючих діловодних норм. p align="justify"> В якості однієї з найважливіших проблем можна відзначити нерозуміння сутності діловодства як технології, що відбиває саму систему управління. Особливо очевидно це проявляється в процесі створення документів, їх погодження та підписання. Слід розуміти, що неможливо автоматизувати рух документів, якщо в самій системі управління не проводиться чіткий розподіл обов'язків між структурними підрозділами і окремими посадовими особами, не визначені повноваження у сфері роботи з документами, порядок їх узгодження. Негативним чинником у процесі автоматизації управлінських процесів організації стає і недостатнє опрацювання на державному та відомчому (локальному) рівнях питань документообразования. В даний час не визначено, які управлінські ситуації підлягають обов'язковому документуванню, які види документів при цьому використовуються, а також який склад інформації застосовується для документування тих чи інших функцій управління та напрямків діяльності організації. p align="justify"> Впровадження автоматизованих технологій завжди має починатися з розробки повного організаційного проекту, що включає раціоналізацію системи управління організації та її інформаційно-документаційного забезпечення. Таким чином, автоматизація діловодства організації повинна починатися з оптимізації системи управління та основних принципів роботи з документами. p align="justify"> Саме на основі такої оптимізованої моделі повинна будуватися автоматизована система діловодства. В іншому випадку переклад на інформаційну (автоматизовану) основу суперечливою і нечіткої схеми управління і роботи з документами призведе до створення та кої ж суперечливою і недосконалою автоматизованої системи. p align="justify"> Організація раціонального, відповідного потребам організації діловодства вимагає введення і обов'язкового дотримання всіма працівниками організації єдиних правил роботи з докуме...
