рамними засобами.
Найбільш простий варіант реєстрації документів невеликої організації можна проводити в текстовому редакторі «Word» за допомогою таблиці.
Пошук документів на ПК може здійснюватися послідовним переглядом («гортання») журналу або за різними «ключам» (автор, кореспондент, виконавець, дата і т. д.).
Порядок реєстрації документів, що мають гриф обмеження доступу, визначається спеціальною інструкцією.
Найчастіше при реєстрації виникають такі помилки:
o ведеться один журнал для реєстрації всіх документів підприємства замість журналів для реєстрації окремих видів документів;
o нумерація документів у журналі ведеться з моменту заснування організації замість нумерації в рамках року;
o не проводиться реєстрація документів, що мають гриф «Для службового користування», «Конфіденційно» тощо;
o використовується спільна реєстрація вхідних і вихідних документів замість роздільної реєстрації;
o накази з основної діяльності та з особового складу реєструються в одному журналі замість двох, індекс «л / с» у номері наказу по особовому складу відсутня.
Реєстрацію документів можна розглядати як початковий етап контролю над їх виконанням. Можливість перевірки виконання документів повинна бути закладена в системі діловодства, прийнятої на підприємстві. Реєстраційні та контрольні функції при цьому можуть бути нерозривно пов'язані і здійснюватися за допомогою тих же журналів.
Основна мета контролю - забезпечення виконання тих документів, які за дорученням керівника підприємства поставлені на контроль. Технологічне забезпечення контролю над виконанням здійснює секретар-референт або працівник служби діловодства.
Після вказівки керівника про постановку документа на контроль секретар-референт проставляє червоним фломастером букву «К» на лівому полі документа навпроти реквізиту «заголовок». Потім в реєстраційному журналі робить відмітку про контроль, термінах виконання, відповідальному виконавця. Ці відомості беруться з резолюції керівника на документі. Якщо в реєстраційному журналі немає графи про терміни виконання, її вводять для проведення контролю.
Термін виконання для більшості документів не повинен перевищувати 10 днів.
Секретар-референт позначає для себе проміжні терміни перевірки виконання документа, проставляє їх у журналі або записує їх разом з номером документа і виконавцем у своєму робочому блокноті.
Для ведення контрольних операцій можна використовувати персональний комп'ютер.
Ряд програм (Lotus Organiser, Outlook та ін) надають секретарю можливість вести робочий календар-щоденник за допомогою ПК. Такий календар можна використовувати для проведення контролю виконання документів (див. Додаток 3). У відповідний день календаря заноситься номер документа, взятого на контроль, виконавець і його телефон, зміст доручення (якщо необхідно). У заданому режимі ПК встановлює проміжні терміни виконання і в призначений день виводить на екран номери документів для проведення по ним контрольних операцій. ПК не тільки даватиме попередні нагадування секретарю, але й зможе в разі потреби передавати їх на комп'ютер виконавця. Секретар-рефе...
