використання інформації є фактом істотної зміни ставлення суспільства до організації інформаційних ресурсів, усвідомлення того, що інформація та документ як її носій, пронизуючи всі аспекти управління, впливають на функціонування різних структур і в кінцевому підсумку призводять до досягнення економічних результатів.
Для управлінської діяльності надзвичайно важлива юридична сила документа, яка передбачає його обов'язковість для тих, кому він адресований, або для кола учасників управлінських дій (органів управління, їх структурних підрозділів, громадських організацій, посадових осіб і громадян) , які керуються документом і засновують на ньому свою діяльність або утримуються від неї. Для підтвердження юридичної сили документа необхідно дотримуватися правила складання та оформлення документів. Важливу роль в цьому відіграють реквізити, такі як найменування організації, дата та реєстраційний номер документа, підпис, печатка, грифи погодження та затвердження.
Система документації - це сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. Незалежно від масштабності організації, фірми та інших причин, в будь-якій організації використовуються документи, що відображають організаційну, розпорядчу і виконавську діяльність. Їх сукупність складає систему організаційно-розпорядчої документації.
На сучасній стадії розвитку суспільства, в період становлення інформаційної ери відбулося різке збільшення обсягів інформації, викликане активізацією суспільного життя, зростанням числа організацій, фірм, розширенням економічного і культурного співробітництва. У зв'язку з цим виникла необхідність упорядкування потоків інформації, встановлення необхідного і достатнього кількості видів документів, виконуючих роль інформаційного забезпечення функцій управління. Ручна обробка не дозволяла вчасно і якісно переробити зростаючі потоки інформації. З'явилася потреба в механізації, а потім і в автоматизації обробки документної інформації. Однак практичне впровадження і застосування засобів автоматизації, ефективність їх використання перебувають у прямій залежності від ступеня впорядкованості документації. Основним напрямом вдосконалення документації є стандартизація та уніфікація.
1.1 Сутність управління документообігом
Концепція електронного документа з'явилася в 80-х роках з появою на ринку мікрокомп'ютерів і першого графічного інтерфейсу користувача (GUI). Як стверджують співробітники компанії Delphi Consulting Group, вже сьогодні в деяких областях діяльності електронним способом обробляється до 90% інформації.
На відміну від документів на паперових носіях з їх жорсткими рамками, статичною формою і обмеженими можливостями перехід до динамічним цифровим електронним документам забезпечує особливі переваги при створенні, спільному використанні, поширенні та зберіганні інформації. Вони можуть збільшити продуктивність безлічі додатків, зменшити вимоги до розмірів накопичувачів, скоротити або повністю вирішити проблему втрат і невірного розміщення документів.
За кілька років концепція електронного документа отримала свій розвиток від звичайного графічного образу документа до ідеї управління документами. Сьогодні електронний документ - це форма знайомого виду, обробка якої відбувається за ...
