допомогою послідовного застосування тісно взаємопов'язаних технологій в рамках, так званих, Систем Управління Електронними Документами (СУД) або Electronic Document Management Systems (EDMS) [3].
Потужні системи класу EDMS, що працюють найчастіше на розподілених архітектурах, засновані на комбінації технологій збору, зберігання, пошуку і розповсюдження електронних документів. Значне підвищення продуктивності при використанні технології EDMS відзначено в багатьох галузях: уряд, судочинство, юриспруденція, фармацевтика, страхування, фінансові послуги, охорона здоров'я, виробництво і систему вищої освіти.
Система Документальне Забезпечення Управління (СДОУ) призначена для вирішення наступних завдань:
документування прийнятих організаційних, планових і адміністративних управлінських рішень;
документаційного забезпечення управління (ДОП);
отримання, фільтрації і розподілу потоків зовнішньої і внутрішньої інформації керівникам і виконавцям підрозділів, відповідно до їх повноважень;
контролю їх виконання, аналізу якості і термінів виконання;
організації зберігання, пошуку документів та видачі документів, необхідних для виконання функцій управління чи ділових процесів і процедур.
Документування є процедуру створення документів, що відображають факти, події або показники, одержувані при виконанні функцій управління чи ділових процесів, тобто їх складання, оформлення, узгодження і виготовлення [4].
Документаційне забезпечення управління (ДОП) здійснюється при виконанні наступних видів діяльності:
діловодство, тобто організація роботи з документами;
формування і зберігання архіву документів.
Діловодство - це комплекс процедур з перевірки, відбору і забезпечення працівників апарату управління підприємства необхідною документованої інформацією для виконання яких функцій управління, ділових процесів і процедур, покликаних для вирішення двох основних завдань, головною з яких є документаційне забезпечення управління. Крім того, за допомогою процедур діловодства СДОУ виконує функцію інформаційного фільтра між економічною системою і зовнішнім середовищем шляхом здійснення операцій отримання, перевірки, сортування, розподілу потоків документів і передачі документів конкретним адресатам. Звідси випливає висновок про те, що всім підприємствам і організаціям необхідно удосконалювати документації управління, оскільки воно надає безпосередній вплив на якість прийняття і виконання управлінських рішень.
Всі операції, що їх службами СДОУ будь-якого рівня, грунтуються на вимогах нормативної бази організації ДОП на підприємствах і в організаціях РФ. На сьогоднішній день в Російській Федерації діє ряд загальнодержавних нормативів і методик, що регламентують найбільш загальні правила організації роботи з документами і які визначають вимоги до оформлення офіційних документів. Розробка таких документів переслідує ряд цілей:
забезпечення юридичної сили документа;
закріплення технології обробки документів, дозволяє забезпечити організацію тривалого їх збереження і подальшого використання;
створення основи найбільш раціональної технології обробки документ...
