ацій і підприємств при виконанні всіх управлінських функцій на будь-якому рівні управління і у всіх галузях.
Найважливішими складовими діловодства є документування та документообіг [6, с. 72].
Документування - процес підготовки та створення документів з використанням різних методів, способів і засобів закріплення інформації на матеріальному носії.
Організація роботи з документами - створення умов, що забезпечують рух, пошук і зберігання документів у діловодстві.
Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання (знищення або передачі на архівне зберігання) або оправлення [1, с. 48].
Діловодство є складовою частиною управління. Необхідно з самого початку діяльності підприємства організувати діловодство так, щоб це була не традиційна канцелярія, в якій папери «дозрівають», а сучасний офіс, в основу функціонування якого покладено такі принципи:
? оперативність (швидка і чітка робота з документами);
? сучасне технічне оснащення (персональні комп'ютери, факси, ксерокси, сканери і всілякі засоби малої оргтехніки, що полегшують роботу з документами: нумератори, степлери);
? доцільність всіх операцій з документами (кожна робота з документами повинна бути необхідна для діяльності підприємства, виправдана конкретної кінцевою метою); [14, с. 9].
? вміле поєднання документаційного забезпечення управління з бездокументационное (складання документів тільки в тому випадку, коли це дійсно необхідно або встановлено державними актами).
На підприємстві повинен дотримуватися єдині вимоги щодо складання документів і роботи з ними. Цей порядок може бути закріплений інструкцією з діловодства або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять.
діловодство класифікаційний довідник документ
1.2 Діловодство в ході петровських реформ
На території Білорусі термін «діловодство» з'явився в кінці XVIII - початку XIX в. одночасно з введенням російської мови в установах державного управління та впровадженням російських принципів роботи з документами. У білоруській мові поняттю діловодство відповідає термін «справаводства».
Спочатку термін з'являється в усній реч?? (Приблизно в XVII в.) І означає процес рішення (виробництва) справи - «справа виробляти» (вирішувати питання). Так як в ході вирішення будь-якого питання виникли документи, аби досягнуту домовленість, своє рішення (бо усне слово короткочасно, може бути забуте, спотворене при передачі чи ні зрозуміло), вже в XVI ст. вживається слово «справа» як «зібрання документів, що відносяться до якої-небудь справи, питання». Вперше в такому розумінні слово «справа» зафіксовано в документах 1584 [14, с. 9].
У літературі виділяють три періоди розвитку діловодства та секретарських служб: наказне діловодство, колезький і виконавче (міністерське).
Наказне діловодство виникло наприкінці XV в., коли з'явилися перші накази - центральні органи державної влади, що відали окремими галузями княжого управління, і наказові хати - органи державного на місцях.
Наказне діловодство - на чолі управління о...
