ганізацію (реквізит 09).
Чим повніше заповнений цей реквізит, тим менше питань виникне у адресата при спілкуванні з даною організацією. Поштова та телеграфна адреса вказується відповідно до вимог, викладених в Поштових правилах Міністерства зв'язку.
Цей реквізит включає в себе:
поштову адресу, елементи якого вказуються в послідовності, встановленій Правилами надання послуг поштового зв'язку, затвердженими Постановою Уряду РФ. За міжнародними правилами поштову адресу вказується в наступній послідовності: спочатку номер будинку, найменування вулиці, потім назва міста, штату або округу, поштовий індекс і назва країни. Російська Федерація також переходить на міжнародну систему написання адреси;
номери телефонів та інші відомості за рішенням організації (номери телефонів, телексів, факсів, адресу електронної пошти та www - сторінки (якщо вони є), номери рахунків в банку).
Цей реквізит вказується тільки на бланках службового листа, так як лист припускає переписку і в бланку для письма поміщається адреса організації-учасника.
Рахунки в банку вказуються тільки в тому випадку, якщо застосовується бланк з поздовжнім варіантом розташування реквізитів, тому що інформація про рахунок в банку займає значний об'єм і, як правило, не вміщується на бланку з кутовим варіантом.
Найменування виду документа (реквізит 10).
Найменування виду документа має відповідати компетенції організації та утримання управлінського дії.
Найменування виду документа не вказують у службовому листі.
Цей реквізит розташовують на бланку документа за реквізитом, що вказує найменування організації (від 0-го положення табулятора). Оформляють реквізит прописними літерами (доповідні записки, НАКАЗ, ДОГОВІР та ін.). Дозволяється назва АКТ друкувати великими літерами вразрядку.
Регламентується статутом (положенням про організацію) і має відповідати видам документів, передбачених УСОРД. У листі «найменування виду документа» не вказується.
Дата документа (реквізит 11).
Дата - обов'язковий реквізит будь-якого документа. Дата на документі всього декілька, але вони мають різне призначення і фіксують стадії роботи з документом.
Основний датою вважається дата підписання документа, затвердження або дата події, зафіксованого в ньому. Для внутрішніх документів - наказів, розпоряджень, довідок, доповідних записок і т.д. датою в бланку є дата підпису. Для документів, що відправляються дата в бланку одночасно є датою підписання і відправки. Дата протоколу або акта є датою події, зафіксованого цими документами. Для затверджуваних документів, наприклад, інструкцій, планів датою документа є дата їх затвердження, проставляється в грифі затвердження документа.
Цифровий спосіб оформлення дати повинен застосовуватися в тому випадку, якщо дата проставляється в бланку на місці, позначеному лінією для реквізиту 11, під реквізитами 09 або 10 в залежності від виду бланка.
Дата документа оформляється арабськими цифрами в послідовності: день місяця, місяць, рік. День місяця і місяць оформляється двома парами арабських цифр, розділеними крапкою; рік - чотирма арабськими цифрами.
Наприклад, дату 5 червня 2003 слід оформляти 05.06.2003.
Дозволяється оформляти дати за міжнародними правилами, що передбачають зворотну послідовність цифр: 2003.06.05.
Завжди необхідно писати про, якщо цифра в місяці або дні менше 10. Дата, оформлена цифровим способом, зручна для автоматизованої обробки інформації, що міститься в документі. Таким же чином дата проставляється і в інших реквізитах.
Допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати найчастіше застосовується в тексті нормативних та фінансових документів, наприклад +05 червня 2003р. Для низки офіційних документів існує також дата їх опублікування і дата вступу документа в силу.
Дата має проставлятися особою, яка підписує або затверджує документ. Якщо авторами документа виступають кілька організацій (дві або більше), то датою документа вважається дата найбільш пізнього (останнього) підписання.
Датуються також всі стадії оформлення та обробки документа. За цих дат можна встановити, де сталася затримка в роботі з документами. Тому дата входить складовою частиною в такі реквізити: гриф погодження, віза узгодження.
Реєстраційний номер документа (реквізит 12).
Реєстраційний номер документа - це його умовне цифрове (іноді буквено-цифрове) позначення, проставляється при реєстрації. Для нього відведено місце в бланку док...
