/p>
Процес «Оформити продаж» (Мал. 1.7) запускається на основі замовлення покупця. Складається з наступних процесів: «Створити рахунок на оплату», «Проконтролювати прихід грошових коштів» і «Відвантажити замовлення покупцеві».
У процесі «Створити рахунок на оплату», на підставі замовлення покупця і персонального прайс-листа, менеджер розраховує вартість замовлених товарів. Дана процедура відбувається шляхом заповнення шаблону файлу MS Excel, в які менеджер вносить дані про замовлену номенклатурі, її вартості, для даного клієнта і кількості. На виході отримуємо рахунок на оплату, який відправляємо покупцеві для оплати замовлення.
Рис. 1.7 Декомпозиція бізнес-процесів «Оформити продаж»
На основі файлу реєстру приходу грошових коштів, надсилайте щодня бухгалтерією, менеджер виробляє контроль приходу грошових коштів, і, у випадку, надходження оплати він повинен відвантажити замовлення покупцеві для чого фахівець заповнює товарну накладну, готовий шаблон у форматі MS Excel, на підставі якої склад виробляє збірку і комплектацію, і рахунок-фактуру, так само як файл MS Excel, яка необхідна для ведення бухгалтерського обліку як покупцю так і постачальнику, і робить відмітку в реєстрі рахунків про оплату і відвантаженні замовлення.
Також в обов'язки співробітників відділу продажів входить складання аналітичних звітів за звітний період, таких як: звіт по клієнтах, звіт по продажах, звіт по оплаті.
Дані відносини виникають кожного разу при зверненні клієнтів у відділ продажів.
1.5 Обгрунтування необхідності автоматизації комплексу завдань
Провівши аналіз діяльності відділу продажів компанії ТОВ «Інтер-М», було виявлено ряд суттєвих недоліків, які негативно впливають на діяльність департаменту. Розглянемо основні з них.
Практично вся діяльність відділу здійснюється, так званому «ручному режимі» - всі документи, необхідні для роботи, фахівець заповнює вручну, використовуючи програмні засоби MS Word і MS Excel. Також ці програмні продукти використовуються при подальшому аналізі діяльності відділу.
Велика кількість «ручного» праці веде до тимчасових затримок оформлення замовлень, помилках при заповненні документів і творі розрахунків. Так само необхідно відзначити, що при такій організації діяльності серйозно утруднений обмін інформацією між підрозділами.
Розглянемо поточні способи роботи відділу продажів ключовим клієнтам, і оцінимо, можливість використання поточних методів, в світлі розширення ринків збуту компанії шляхом виходу на аптечний ринок.
Як видно з наведеної вище таблиці (Таблиця 1.1, стор. 8) кількість контрагентів, що здійснюють замовлення в ТОВ «Інтер-М», на місяць, не перевищує тридцяти, при цьому, середня кількість замовлень від одного покупця становить десять замовлень в місяць. Мала кількість замовлень обумовлено специфікою роботи з оптовиками, які скоюють великі разові закупівлі. При наявність великої товарного залишку на складі, в піковий сезон, осінньо-зимовий період, кількість заявок, на одного менеджера, може досягати десяти заявок на день. При поточному алгоритмі роботи, описаному в розділі опису бізнес-процесів, фахівець не встигає справлятися зі своїми обов'язками, протягом робочого дня, і йому доводитися залишатися понаднормово, що так само негативно позначається як на якості роботи, так і на психоемоційному стані працівника.
Завдяки малій кількості контрагентів не потрібне спеціальне програмне забезпечення для проведення аналізу діяльності відділу, можна обійтися засобами MS Office, хоча і за рахунок збільшення часу і трудовитрат.
Освіта нової структури у вигляді відділу продажів, який буде працювати з аптеками, вимагає зміни інформаційної структури компанії, так як тільки на початку свого існування відділ планує залучити близько ста клієнтів, з яких третина буде робити замовлення щодня, третина двічі - тричі на тиждень і решта один раз на тиждень. Таким чином тільки в один день кількість замовлень в середньому буде становити 50-60 замовлень, а в піковий день, понеділок, буде досягати ста. Надалі в міру збільшення клієнтської бази кількість замовлень буде збільшуватися пропорційно зростанню кількості клієнтів. Тільки в Санкт-Петербурзі, за приблизними оцінками, кількість юридичних осіб, що займаються фармацевтичною діяльністю, становить близько 400, при тому, що в деякі з них, входить до 50 торгових точок, а у випадку з «Фармакор» ця цифра сягає 100.
Вихід на новий ринок так само вимагає значного розширення асортиментної матриці і, як наслідок оперативний контроль і моніторинг товарних запасів, що неможливо зробити при існуючому стані в компанії.
Аналітична діяльність, використовуючи MS Office, то ж ставати неможливою, у зв'язку з тим, що тільки заповнення тако...
