1.4 Опис бізнес-процесів відділу продажів
Для кращого розуміння організації роботи відділу продажів компанії ТОВ «Інтер-М» розглянемо бізнес-процеси, що відбуваються в даному підрозділі (Мал. 1.3).
Основні документи, що регулюють діяльність підрозділу це:
- внутрішні інструкції організації - основні правила регламентують діяльність усередині компанії, обов'язкові для виконання всіма співробітниками організації;
- правові акти РФ - правові та законодавчі акти Російської Федерації, що регламентують діяльність у галузі;
Вхідні документи:
- замовлення покупця - звернення до фахівця відділу з бажанням придбати товари, як первинне, так і постійних клієнтів компанії;
- реєстр договорів - реєстр вже укладених і підписаних договорів;
- загальний прайс-лист - прайс-лист надаваний групою розцінки для формування індивідуального прайса клієнта в відповідниками з умовами роботи з покупцем;
- картотека клієнтів - документ містить картки клієнтів в яких вказана інформація по клієнтам - умови роботи, реквізити та інше;
- реєстр приходу д/с - реєстр, створюваний бухгалтерією, на основі надходження грошових коштів у касу і на розрахунковий рахунок організації.
Рис. 1.3 Контекстна діаграма бізнес-процесу «Виконати замовлення клієнта»
Вихідні документи:
- картка клієнта - документ містить інформацію по клієнтах (умови роботи, реквізити та інше);
- договір - узгоджений, завірений і підписаний договір на поставку товару;
- рахунок-фактура - документ необхідний для врахування в бухгалтерії постачальника і покупця;
- товарна накладна - документ для проведення збірки і комплектації товару на складі;
- аналітичні звіти - звіти про виконану роботу за звітний період.
Ресурсами використовуваними у відділі є співробітники компанії, в особі менеджерів і керівника відділу продажів, і програмне забезпечення MS Office.
Проведемо процес функціональної декомпозиції для детального вивчення бізнес-процесів відділу.
Рис. 1.4 Декомпозиція контекстної діаграми«Виконати замовлення клієнта»
При зверненні в компанію, з метою придбати товар, клієнт звертається до менеджера відділу продажів. У разі зацікавленості покупця у придбанні товару створюється «замовлення покупця» в якому міститься список товарів та їх кількість, для цього менеджер використовує шаблон у форматі файлу MS Excel, який запускає процес «Зареєструвати клієнта» (Мал. 1.4).
Менеджер за допомогою картотеки клієнтів, файл у форматі MS Excel, перевіряє, чи існує картка клієнта. Якщо картка вже є, то фахівець переходить до процесу «Контроль і оформлення договорів». Якщо ж картки немає, то у відповідності з внутрішніми інструкціями створюється картка клієнта, яка входить в загальну картотеку, і запускається процес «Оформити умови взаєморозрахунків».
Рис. 1.5 Декомпозиція бізнес-процесів «Оформити умови взаєморозрахунків»
Процес «Оформити умови взаєморозрахунків» (Мал. 1.5) ділиться на чотири підпроцесу. На підставі картки клієнта створюється проект комерційних умов, що узгоджуються з замовником. Після узгодження на підставі загального прайс-листа, цінової політики організації та узгоджених комерційних умов клієнту встановлюється персональний прайс-лист. Всі ці дії вимагають затвердження керівником департаменту, після чого узгоджені умови запускають процес «Контроль і оформлення договорів».
Процес «Проконтролювати і оформити договір» має два варіанти запуску.
Перший, коли, в процесі «Зареєструвати клієнта», було встановлено, що картка клієнта вже заведена, запускає, на підставі замовлення покупця, процес «Перевірити термін і наявність чинного договору». Спеціаліст відділу продажів, за допомогою реєстру договорів, перевіряє термін дії поточного договору і, якщо все в порядку, то переходить до процесу «Оформити продаж», інакше запускається процес «Створити новий договір».
Другий варіант запуску процесу передбачає відсутність чинного договору і запускається або на основі узгоджених умов з процесу «Оформити умови взаєморозрахунків», або на підставі втратив силу старого договору. Менеджер на основі типового шаблону договору, файл у форматі MS Word, складеному відповідно до законодавства Російської Федерації, створює новий договір, який необхідно затвердити керівником департаменту (Мал. 1.6). Після чого даний договір реєструється в реєстрі договорів як діючий.
Рис. 1.6 Декомпозиція бізнес-процесів «Проконтролювати і оформити договір» <...
