ершої категорії, особливо ті, Відомості якіх могут буті вікорістані при підготовці Публікації документів, складанні оглядів ТОЩО. Каталоги містять інформацію про Сутність подій, Фактів, явіщ, відображеніх у документах, Які розкрівають закономірності їхнього розвитку, показують характерні Особливості їх проявити, про діяльність фондоутворювача або закладів его системи. Во время відбору документів для каталогізації віддають предпочтение информации про характер, напрями и итоги ДІЯЛЬНОСТІ встанови-фондоутворювача та его системи, враховують годину Виникнення документа або годину описування у документі подій, коли значення має сам історичний период; авторство та степень збереженості документів.
Відомості про одиницю описування, что становляит собою у сукупності Описова статью, розміщують на Картці за визначеня формою (макетом, схеми). Елементи Описання про єднують у зони класіфікаційніх відомостей (індекс, назва рубрики та підрубрікі, дата и місце події), Які, крім двох останніх, мают співпадаті з класіфікаційною схеми каталогом; інформаційних даних (згорнути визначення змісту одиниці описування, зазначену автора-фондоутворювача, адресата, визначення різновіду документів, орігінальності; при поодінічному опісуванні у графу «Зміст» переносячи заголовок справи з опісів); Пошуково даних (назва архіву, де зберігається документ; назва фонду, в якому находится документ; назва структурної части, в Якій его Було створ, архівний шифр документа, Який складається з номера фундації, номер опису, номери одиниці зберігання и номера аркушів); ЗОВНІШНІХ даних (мова документа, способ его відтворення); контрольних даних (прізвище архівіста, что склавени картку; дата складання картки). (Додаток 1)
После Завершення описування архівних документів каталожних картку індексують путем АНАЛІЗУ змісту про єкта описування и віднесення его до Певного структурного підрозділу схеми класіфікації відповідного каталогу. За класіфікаційною схем на Основі зіставлення обірають рубрику, Якій найбільше відповідає Зміст одиниці описування. Індекс рубрики переносячи до каталожної картки. Картки сістематізують за індексамі и рубриками ї розставляють у каталозі.
Важлива посібнікамі для дослідніків є такоже Путівники, Які містять інформацію про склад та зміст усіх ФОНДІВ архіву. Переважно більшість з них створ на качана 1960-х рр. и не охоплює основного масиву документів, что надійшлі на государственное зберігання впродовж останніх десятіліть від установ-джерел комплектування, Служба безпеки України, колішніх партійніх Архівів. Роботу зі создания путівніків в Україні Було Припін в середіні 1970-х рр. Програма «Архівні Зібрання України» відновіла систематичність підготовку оновлення путівніків.
Путівники могут створюватіся по фондах усіх Архівів в цілому по стране, по фондах декількох Архівів, по фондах ОКРЕМЕ архіву, по ОКРЕМЕ комплексу ФОНДІВ архіву (Архівів), утворюючі Такі види: путівник по архівах, путівник або короткий довідник по фондах архіву, тематичний путівник. Путівник складається З Опис ФОНДІВ и довідкового апарату. Схема Розташування опис покладів від складу ФОНДІВ архіву. Найчастіше структура розділів Включає ПЕРЕЛІК ФОНДІВ ОРГАНІВ государственной власти и управления, Громадському ОРГАНІЗАЦІЙ та ФОНДІВ Особова походження и архівних колекцій. Всередині розділів фонди групують у підрозділі за Галузо або характером виробничої ДІЯЛЬНОСТІ, в межах Підрозділів - за Ознакою підпорядкування або однотіпності встанов, а далі за хронологією, значімістю ФОНДІВ, алфавітом назв ТОЩО. Основна частина путівніка - описи ФОНДІВ складається з назв ФОНДІВ, довідковіх даних про фонд, короткої історичної довідки и анотації документів фонду, бібліографічного списку літератури про фонд.
Путівники и Короткі довідники по фондах декількох Архівів складаються за аналогічною схемою, місце зберігання фонду Зазначаються у его опісанні. Тематичні Путівники розробляються за схемами, что деталізують обраності для путівніка тематику. Описання шкірного архіву Включає его повну Назву, адресі, коротку історічну довідку, анотацію складу ФОНДІВ и змісту документів архіву. Основними елементами довідкового апарату до путівніків є титульний аркуш, Зміст, Передмова, покажчики (предметний, іменній, географічний, покажчик ФОНДІВ).
Склад и Зміст документів фонду за его описание розкрівають Такі самостійні архівні довідники як анотовані реєстри опісів. Реєстри укладаються у порядку списку ФОНДІВ з використанн таких елементів опис: номер и назва фонду за списком ФОНДІВ, крайні дати ДІЯЛЬНОСТІ фондоутворювача; номери опісів фонду за Аркуша фонду, Кількість одиниць зберігання, внесених до ОКРЕМЕ опису, їх крайні дати и Стислий анотація складу и змісту документів, внесених до опису. Довідковій апарат до анотованого реєстру складають титульний аркуш, Передмова, покажчик до списку фондів.
