правління. Він включає постановку документа на контроль, перевірку своєчасного доведення до виконавців, попередню перевірку і регулювання ходу виконання, регулярне інформування керівників про хід виконання, облік і узагальнення результатів виконання і формування картотеки виконаних документів. Форму контролю вибирають виходячи з можливостей підприємства. Аналогічно формам реєстрації документів вона може бути журнальної, картковою та автоматизованої [19, с. 102].
За допомогою реєстрації створюється банк даних про документи і ведеться інформаційно-довідкова робота на підприємстві.
Інформаційно-довідкова робота, як і система реєстрації та контролю, може вестися за допомогою картотек (згрупованих по підрозділах або напрямках діяльності) або в автоматизованому режимі. Автоматизована система розширює можливості інформаційно-довідкової роботи. Сучасні системи управління базами даних дозволяють наводити довідки по будь-якій комбінації даних, включених до реєстраційної картки документа: по конкретному документу - де знаходиться, стадія підготовки, результат виконання, місце зберігання; по темі (змістом) - в яких документах можна знайти інформацію з конкретного питання; по кореспонденту (автору), регіону - країні, республіці, області, місту, району та ін. [33, с. 114].
Завершуючими етапами діловодства на підприємстві є систематизація документів; формування справ; організація зберігання та здача в архів.
Система зберігання документів - це сукупність засобів, способів і прийомів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання в поточній діяльності. Для системи зберігання документів найбільш значимими є поняття «номенклатура справ» і «справа».
Під номенклатурою справ розуміється систематизований перелік заголовків справ, формованих в діловодстві підприємства, розташованих у певній послідовності з зазначенням термінів їх зберігання [7, с. 3].
Під справою розуміється сукупність документів з окремого питання чи ділянки діяльності, сформованих у хронологічній чи іншій послідовності і підшитих в окрему обкладинку [7, с. 3].
Однак саме по собі документування ще не вирішує всіх проблем, пов'язаних з документаційного забезпечення управління. Створені документи вимагають подальшої обробки в ході їх використання в управлінському процесі, а також подальшого зберігання в довідкових цілях. Тому процедури створення документів доповнюються організацією роботи з ними.
Внаслідок того, що документообіг відображає систему управління, дозволяючи її наочно побачити, аналіз документообігу вкрай важливий для вдосконалення роботи управлінського апарату.
При цьому, проводячи аналіз документообігу, в якості об'єкта дослідження можна розглядати окремий документ, документопоток, документаційний технологічний процес.
Документаційне забезпечення управління - найважливіша сторона діяльності будь-якого підприємства, тому воно повинно ґрунтуватися на чіткій нормативній базі.
Нормативно-методологічна база ДОУ - це сукупність законів, нормативних правових актів та методологічних документів, що регламентують технологію створення, обробки зберігання і використання документів в поточній діяльності підприємства, а також роботу служби ДОУ - її структуру, функції, штати, технічне забезпечення та інші аспекти. Вона включає: правові акти законодавчих і виконавчих органів влади різних рівнів (федеральний рівень, суб'єктів РФ) у сфері інформації та документації; правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи з діловодства установ, організацій, підприємств; державні стандарти на документацію; ГОСТи; уніфіковані системи документації (УСД); загальноросійські класифікатори техніко-економічної та соціальної інформації; Державну систему документаційного забезпечення управління (ГСДОУ) та інші нормативні документи.
Основу законодавства становить Цивільний кодекс РФ, який регулює цивільні правовідносини, у тому числі у сфері ведення документації. Поряд з Цивільним кодексом РФ окремі сторони роботи з документами реєструються спеціальними федеральними законами.
Найбільш повним міжгалузевим документом з організації документаційного забезпечення управління є видана в 1990 р Державна система документаційного забезпечення управління. ГСДОУ - це сукупність принципів і правил, які єдині вимоги до документування управлінської діяльності та організації роботи з документами в органах державного управління, на підприємствах (в об'єднаннях), в установах і громадських організаціях. Це один з основних федеральних нормативних актів, що містить комплекс вимог і положень, сприяють розробці єдиних підходів не тільки до традиційного, але й автоматизованому управлінню документацією - ...
