дження узгодження і підписання проектів документів);
обробка (експедиційна) виконаних і відправляються.
Будь-який документ, створюваний в суспільстві, є елементом системи більш високого рівня, він входить у відповідну систему документації як її елемента. Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення. До теперішнього часу в документоведении несуперечливої ??наукової класифікації систем документації, видів і різновидів документів. При необхідності використовується емпірично склалося поділ документів на системи документації. Віднесення документів до тій чи іншій системі починається з розподілу всіх документів на офіційні та документи особистого походження. До останніх відносяться документи, створені людиною поза сферою його службової діяльності або виконання громадських обов'язків.
Офіційні документи залежно від обслуговується ними сфери людської діяльності поділяються на управлінські, наукові, технічні (конструкторські), технологічні, виробничі та ін.
Управлінські документи складають ядро ??засновницької документації. Саме вони забезпечують керованість об'єктів, як в рамках всієї держави, так і в окремій організації. Управлінські документи і становлять власне об'єкт діловодства, вони представлені комплексом систем, основними з яких є організаційно-правова, розпорядча, довідково-інформаційна і довідково-аналітична, планова, звітна, фінансова та ін.
Система організаційно-правової документації. Управлінська діяльність підприємства виражається у розробці та затвердженні комплексу організаційно-правових документів, що містять правила, норми, положення, що встановлюють статус підприємства, його компетенцію, структуру, штатну чисельність і посадовий склад, функціональний зміст діяльності підприємства в цілому, його підрозділи і працівників, їх права , обов'язки, відповідальність та інші аспекти.
Організаційно-правові документи містять положення, строго обов'язкові для виконання, вони реалізують норми адміністративного права і є правовою основою діяльності підприємства. Ці документи в обов'язковому порядку проходять процедуру затвердження. Вони оформляються на стандартному аркуші паперу з обов'язковим нанесенням необхідних реквізитів: назва підприємства і (або) підрозділу, найменування виду документа, дата, номер документа, заголовок до тексту, текст, підпис, гриф установи. До таких документів належать: статут і положення про організацію, положення про структурні підрозділи, колегіальних і дорадчих органах; регламенти роботи органів, апарату управління; штатний розклад, інструкції по окремих видах діяльності, посадові інструкції працівників, правила, пам'ятки та інших.
Основне призначення розпорядчих документів - регулювання діяльності, що дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, отримувати максимальний ефект. Від того, наскільки ефективно регулюється діяльність підприємства, залежать результати його роботи. Рішення, що фіксуються в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури підприємства, характеру, змісту, засобів і способів здійснення його основної діяльності, забезпечення фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами. Розпорядчі документи, містять рішення, що йдуть зверху вниз: від керуючого органу до керованого. Саме вони роблять об'єкти керованими по вертикалі.
Підставою для видання розпорядчого документа можуть бути необхідність виконання законодавчих, нормативних актів та інших рішень вищих органів; необхідність здійснення власної виконавчо-розпорядчої діяльності, яка витікає з функцій і завдань підприємства.
З точки зору порядку вирішення питань (прийняття рішення) всі розпорядчі документи поділяються на дві групи:
документи, які видаються в умовах колегіальності (рішення та постанови);
документи, що видаються на основі одноосібного рішення (накази, розпорядження та вказівки).
Система довідково-інформаційної документації - службова по відношенню до організаційної та розпорядчої. Вона повідомляє відомості, які спонукають приймати певні рішення, тобто ініціює управлінські рішення, дозволяє вибрати той чи інший спосіб дії. Особливість цієї документації полягає в тому, що, як правило, вона йде знизу вгору в системі управління: від виконавця до керівника. До основних довідково-інформаційним документів відносяться протокол, доповідна записка, пропозиція, пояснювальна записка, подання, листування, акт, довідка, зведення, висновок, відгук, перелік, список, звіт.
Своєчасний і якісний контроль за виконанням документів є обов'язковою функцією у...
