стему і в тому випадку, коли надходить дуже незначна кількість документів.
У всіх інших випадках ця форма реєстрації застаріла, так як ускладнює ведення контролю за виконанням документів та довідкову роботу по них.
Більше зручною є карткова система реєстрації документів. Форма картки (РКК реєстраційно-контрольної картки) і розташування в ній реквізитів можуть бути визначені в самій установі і записані в інструкцію з діловодства.
Для ведення карткової системи реєстрації в ручному режимі необхідно мати тираж карток на рік і як мінімум два картотечних ящика для зберігання карток: у строкової контрольної картотеці і довідкової картотеці.
Кількість примірників заповнених реєстраційних карток (їх зазвичай називають реєстраційно-контрольними картками - РКК) визначається установою. Як правило, таких карток заповнюється як мінімум дві.
Найбільш раціональною є сьогодні реєстрація документів на комп'ютері. Але і в цьому випадку на екран виводиться форма картки (екранна форма РКК) з аналогічними полями і в неї заносяться відомості про документ.
Картку на документ можна заповнити спочатку не повністю, до передачі документа керівнику, тобто без резолюції, терміну виконання і виконавця. Після розгляду документа керівником картка дозаполняется, тобто ці відомості вносяться до неї.
При чіткій взаємодії з керівником, якщо керівник вранці переглядає отриману кореспонденцію, можна спочатку дати документи на перегляд керівнику, а потім, вже, маючи його резолюцію, заповнити повністю реєстраційну форму.
Заповнивши картку, одну з них поміщають в строковість картотеку, іншу в інформаційно-довідкову, а документ передають виконавцю для роботи з ним.
При реєстрації на ПЕОМ, дані про документ, закладені при його реєстрації, будуть використані в програмах по автоматизованому контролю і довідкової роботі. При цьому пошук можна вести по кожному з введених показників. br/>
2. Контроль за виконанням документів.
Контроль відіграє важливу роль у системі документообігу. Контроль виконання документів забезпечує своєчасне і якісне рішення містяться в документі питань, охоплення всіх контрольованих документів. Контроль виконання - це безпосередня перевірка і регулювання ходу виконання наказу чи розпорядження, облік і аналіз результатів виконання контрольованих документів у встановлені терміни. p> Контроль виконання документів охоплює три групи питань:
контроль виконання документів по суті містяться в них завдань або доручень. Такий контроль передбачає оцінку документа в цілому, тобто наскільки правильно і повно вирішене питання. Таку оцінку робить керівник, або за його дорученням - помічник. Якщо керівник задоволений рішенням проблеми - документ підписується, якщо ж не задоволений, то додатково опрацьовуються неясні моменти і документ проходить повторне погодження. Контроль по суті змісту входить в обов'язкові посадові обов'язки не тільки керівників усіх рангів, але і, при великому обсязі контрольних документів, спеціального контрольного підрозділу;
контроль за відповідністю документів форм складання та вимогам ГОСТів. Такий контроль може здійснювати помічник, спеціальна контрольна служба або технічний працівник бухгалтерії. Суть цього контролю зводиться до перевірки правильності оформлення документа, наявності певного бланка, повноти реквізитів, наявності різноманітних супутніх матеріалів. p> контроль виконання документів у зазначені терміни. Для переважної більшості документів встановлюються терміни їхнього виконання, які регламентуються законами та іншими нормативними актами. p> Терміни виконання поділяються на типові та індивідуальні. Тип ові терміни встановлені законодавчими та іншими актами для таких документів, як:
пропозиції, заяви і скарги громадян - у строк до 1 місяця з дня надходження, що не потребують додаткового вивчення і перевірки, - невідкладно, але не пізніше 15 днів;
заяви і скарги військовослужбовців і членів їх сімей - не пізніше 7 днів з дня надходження;
запит депутата Державної Думи і члена Ради Федерації Федеральних Зборів РФ - У термін до 20 днів;
Доручення Президента РФ і Уряду РФ - у термін, зазначений в дорученні, або в місячний термін з дня його підписання, з позначкою В«терміновоВ» - в 3-денний термін, потребують додаткового вивчення - у 10-денний термін;
листи підприємств та установ - 30 днів;
накази і вказівки міністрів на виконання документів Уряду РФ - згідно зазначеного терміну або протягом 30 днів. p> Індивідуальні терміни виконання можуть вказуватися в самих документах вищестоящих організацій, в резолюціях і вказівках керівників. Індивідуальний термін виконання документа може відрізнятися від типового терміну. Як правило, індивідуальні терміни виконання не повинні перевищувати 10 днів. Якщо завдання складне і вимагає погодження та додаткової перевірки, то терміни можуть подовжуватися, але не б...
