ільше ніж на 30 днів. p> Терміни виконання можуть продовжуватися у зв'язку з додатковим вивченням і перевіркою питання, але тільки з погодження особи їх встановив і з цією метою необхідно завчасно сповістити про доцільність більш повної опрацювання питання особа, доручивши виконання, так і особа, що очікує результату по виконанню. p> Контроль виконання документів в загальній системі документообігу стосується наступних видів документів:
розпорядчі документи вищих органів державної влади: Президента Російської Федерації, Федеральних Зборів Російської Федерації, Уряду Російської Федерації;
розпорядчі документи представницького органу (розпорядчі документи Законодавчих зборів області);
розпорядчі документи органу державного управління (постанови губернатора області).
Крім цих документів, на контроль також ставляться:
протоколи нарад при керівника органу управління;
доручення керівника;
входить кореспонденція;
письмові та усні звернення громадян.
Метою контролю є сприяння своєчасному і якісному виконанню документів, забезпечення отримання аналітичної інформації необхідної для оцінки діяльності організації та її структурних підрозділів, а також конкретних співробітників. Для досягнення зазначеної мети система контролю виконання документів включає в себе кілька послідовних етапів:
постановку документів на контроль;
перевірку своєчасності доведення документів до конкретних виконавців;
попередню перевірку і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю виконання документів;
регулярне інформування керівників органу управління про хід виконання документів;
зняття виконаних документів з контролю.
Контроль виконання носить багатофункціональний характер, тому форми і методи його реалізації різноманітні. Як правило, найбільш ефективним є найпростіший контроль. Найпростіші форми і методи вимагають менших зусиль і більш економічні. До найпростіших організаційних форм контролю виконання можна віднести:
контрольні журнали;
реєстраційно-контрольні картки (картотека);
письмові звіти;
перевірки;
Кожна з перерахованих форм має свою специфіку, але при використанні будь-якої з них необхідно дотримуватися одна вимога - не обмежуватися розмовами про виконанні, а давати об'єктивну оцінку стану справ, намічати і домагатися здійснення конкретних заходів.
Документ вважається виконаним і знімається з контролю після виконання завдань, повідомлення результатів зацікавленим організаціям і особам або іншого документованого підтвердження виконання. Результати виконання відзначаються в контрольній картці і на самому виконаному документі.
3. Передача документів до архіву.
Виконані облікові документи зберігаються в архіві. Зберігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не тільки цілісність і збереження документів протягом встановлених законом строків, а й можливість користування ними в будь-який момент для всякого роду довідок.
Підлягають здачі в архів документи попередньо розташовуються в зручному для відшукування порядку і підшиваються або переплітаються в особливих папках, іменованих справами. p> Розміщення в справах документів залежно від їх характеру і призначення проводиться за тим чи іншим з таких ознак:
За предметною ознакою (з питань, за операціями, наприклад, касові документи, матеріальні документи, договори, замовлення, кошториси);
За кореспондентському ознакою (тобто за найменуваннями організацій, до яких відносяться дані документи);
За хронологічним ознакою (по місяцях, а в межах місяців - по днях);
За номерами документів.
Здавання справ в архів з структурного підрозділу проводиться за графіком, який складається працівником архіву і узгоджується з керівниками структурних підрозділів. Ця робота проводиться щорічно. Справи з постійним терміном зберігання і терміном зберігання понад 10 років, а також з особового складу, здаються в архів за описом.
Справи приймаються працівником відомчого архіву в присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках описів навпроти кожної справи робиться відмітка про наявність кожної справи. У кінці опису робиться засвідчувальний напис із зазначенням цифрами і прописом кількості справ, які передані, з зазначенням відсутніх номерів. Під заверительной написом ставиться печатка, дата прийому-передачі та підписи осіб, складових її. Звірені описом справи підбираються і ув'язуються в архівні зв'язки завтовшки до 20 см. Справи укладаються за зростанням номерів, корінцями на обидві сторони.
Справи тимчасового зберігання до 10 років передаються до відомчого архіву за номенклатурою справ. Так як у багатьох установах архіви не мають д...
