прав включаються довідкові картотеки і журнали реєстрації.
Графа 3 заповнюється по закінченні року, на який складена номенклатура справ, тобто в номенклатурі справ на 2000 рік графа 3 буде заповнена в 2001 році.
У графі 4 указується термін зберігання справи і посилання на статтю переліку, якою керувався укладач номенклатури справ.
Терміни зберігання деяких документів дані в додатку.
У графі 5, якщо необхідно, проставляються відмітки про перехідні справи, про знищення справ, про місці зберігання першотвору, В«Справа не заведеноВ» і т.д.
Номенклатуру справ підписує укладач. При необхідності оформляють гриф погодження з експертною комісією (ЕК).
До початку календарного року слід перенести дані граф 1, 2, 4 на обкладинки заводімих справ.
Протягом календарного року необхідно формувати справи строго відповідно до номенклатурою справ.
Після того, як рік минув, на початку наступного календарного року на підставі даних граф 3, 5 складається підсумковий запис про кількість заведених справ.
В В
Форма підсумкового запису про кількість заведених справ
В
Підсумкова запис про категоріях і кількості справ,
заведених у ______ році в організації ____________
В
За термінами зберігання
Всього
У тому числі
В В
перехідних
з відміткою "ЕПК"
1
2
3
4
Постійного /Td>
Довготривалого p align=left> (понад 10 років)
Тимчасового
(до 10 років включно)
РАЗОМ
В
/Найменування посади відповідального
за діловодство організації/
/підпис/
/ПІБ/
В
Дата <В
В В В
Підсумкові відомості передано у відомчий архів
В В
В
/Найменування посади
передав відомості/
/підпис/
/ПІБ/
В
Дата
В В В В
2.2 Затвердження номенклатури справ
Номенклатура справ підрозділи підписується ...
