особою, відповідальною за ведення діловодства в даному структурному підрозділі, візується керівником структурного підрозділи і узгоджується з канцелярією і архівом організації. Якщо в організації немає структурного поділу, та вся документація формується у секретаря, то така номенклатура справ повинна бути підписана упорядником і затверджена керівником організації.
Затверджена номенклатура справ діє протягом 5 років і підлягає пересоставления і перезатвердження у разі зміни структури і функцій організації. Якщо таких змін не відбулося, то наприкінці кожного року вона передруковується, уточнюється і автоматично вводиться в дію з 1 січня наступного року.
При складанні номенклатури справ відділу кадрів необхідно визначити склад документів. Частина таких документів увійшла до складу Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації, затв. ухвалою Держстандарту Росії від 03.03.03 № 65-ст, інша частина - в підсистему кадрової документації та частина - у уніфіковану систему звітно-статистичної документації. p> Крім того, до кадровим документів відносять:
- особові рахунки;
- первинні облікові форми, склад яких уточнений у постанові Держкомстату Росії від 06.04.01 № 26 "Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати "(форми Т-1, Т-2, Т-8 та ін);
- документи з соціального забезпечення та особисті документи, необхідні для формування особистої справи співробітника.
У кожну справу групуються строго певні документи. Не допускається приміщення у справу документів, зміст яких не відповідає заголовку даної справи, а також різних чернеток.
Усередині справ документи розташовуються у певній послідовності.
При систематизації кожної групи документів необхідно враховувати такі правила:
- розпорядчі документи групуються в справи за видами і хронології з відносяться до них додатками;
- протоколи розташовуються у справі в прямому хронологічному порядку і за номерами. Документи до засіданням групуються в окрему справу, так само, як і додатки до протоколах, якщо вони містять більше 25 сторінок;
- накази з особового складу групуються окремо від наказів з основної діяльності;
- при формуванні наказів з особового складу необхідно формувати окремо накази з різних питань у відповідності з термінами зберігання, наприклад, накази про прийом, переміщення і звільнення слід формувати в одну справу (термін зберігання - 75 років), а решта (термін зберігання - 5 лет) - так, як це зручно кадровику; p> - окремо заводити справу на запити і на відповіді не можна;
- плани, звіти, кошторису групуються окремо від проектів цих документів;
- пропозиції, заяви, листи і скарги громадян формуються в окремі справи, причому окремо з питань поліпшення роботи організації та окремо з особистих питань;
- у справи по листуванню поміщаються всі документи, що виникли в ході вирішення питань. Листування ...
