оком має свої особливості. Для кожного з документопотоков в організації розробляють маршрут проходження і складають схему роботи.
Залежно від обсягу документообігу для реєстрації документів використовуються різні форми: традиційна (журнальна, карткова) і електронна. Більш зручною є карткова форма реєстрації. p align="justify"> Найбільш раціональною є електронна реєстрація документів. Вона дозволяє здійснювати найбільш швидкий пошук потрібної інформації, отримати статистичну звітність по будь-якому обраному параметру, організовувати контроль виконання документів та багато іншого. p align="justify"> Обробка і відправлення вихідних документів проводиться централізовано і складається з наступних етапів:
- складання чорнового документа;
- підготовка чорнового документа;
- його узгодження (візування);
- посвідчення документа (його підписання, затвердження, проставлення печатки).
Отримавши документ до відправки, перевіряють правильність оформлення. Якщо документ оформлений неправильно або представлений не повністю він відправляється виконавцю для доопрацювання. p align="justify"> Документи, передані для відправки повинні бути відправлені в день їх підписання або не пізніше наступного робочого дня.
Другий примірник відправленого документа підшивається в справу.
Внутрішні документи під час їх підготовки проходять етапи вихідних документів, а під час виконання (використання) - вхідних.
Робота з внутрішніми документами починається з складання проекту документа, тобто з вивчення питання, складання чернетки, виправлення чернетки, оформлення проекту документа.
Завершальним етапом роботи над проектом внутрішнього документа є його візування упорядником. Керівником структурного підрозділу, що вносить проект, юристконсультом. У необхідних випадках проводиться зовнішнє узгодження. p align="justify"> При реєстрації внутрішнім документом присвоюють тільки порядковий номер і в межах групи, що реєструється.
Подальша робота з внутрішніми документами з цього моменту проходить ті ж етапи, що і робота з вхідними документами. Внутрішні документи, що підлягають виконанню, беруть під контроль. Виконані документи підшивають у справу, передбачене номенклатурою. br/>
2. Форми організації діловодства
Сукупність робіт зі створення документів, їх реєстрація, класифікація, рух, облік і зберігання називаються діловодством.
Діловодство слід розглядати як частину управління, оскільки реалізація всіх його функцій в тій чи іншій мірі пов'язана з елементами діловодства.
