тавитися на контроль у того випадка, ЯКЩО в тексті вказані або передбачаються конкретні Терміни Виконання.
2. Сістематізація реєстраційніх форм по термінах Виконання. Сістематізація проводитися з метою Виявлення документів, Термін Виконання якіх закінчується В«Сьогодні", "завтра", В«післязавтраВ». p> При журнальній ФОРМІ реєстрації передбачається Щоденна вібірка и Повторна фіксація журнальних запісів. При вікорістанні РКК звітність, вібрато картки з відміткою До або КОНТРОЛЬ и розставіті їх в окремій рубріці в порядку прямої хронології (... 01.09.99, 02.09.99 ...) по термінах Виконання. p> Комп'ютерні програми реєстрації и контролю Виконання документів повінні делать вібірку по термінах Виконання автоматично.
3. ПОВІДОМЛЕННЯ и нагадування віконавцеві про Терміни Виконання (во время передачі документа на Виконання, за три Дні до Закінчення контрольного терміну, в день Виконання).
4. ПОВІДОМЛЕННЯ керівника (контролерові) про Терміни Виконання доручення (за один день до Закінчення терміну Виконання, в день Виконання).
5. Зняття документа з контролю або перенесеним контрольних термінів. Підставою для цього має буті Тільки думка керівника, віраж у пісьмовій (підпис, гриф Твердження, Резолюція) або усній ФОРМІ.
6. Складання періодічної довідки або зведення про віконавську дісціпліну. Передбачуваності склад ІНФОРМАЦІЇ: кількість документів, узятіх на контроль, кількість Виконання (у рядків, з порушеннях контрольного терміну) документів и что знаходяться на Виконання (у рядків, з порушеннях контрольного терміну). Довідка может містіті зведення про віконавську дісціпліну шкірного структурного Підрозділу, шкірного Виконавця або організації в цілому.
Усередіні кожної рубрики картки розставляють по хронології або у валовому порядку реєстраційніх номерів. Традіційно застосовується зворотнього (... 5, 4, 3, 2,1) порядок реєстраційніх номерів и дат.
Довідкова картотека діліться на Дві частин: картки документів, что знаходяться на Виконання, и Виконання.
Класіфікаторі, вжівані при індексації, Реєстраційні форми I Самі документи утворюють інформаційно-пошукових систему (ІПС) організації, тоб систему, что Забезпечує Здійснення оператівної довідкової роботи и контролю Виконання документів.
Список використаних джерел ІНФОРМАЦІЇ
1. Наказ Міністерства Юстиції України от 26.11.2003 N 143/5'' Про погодження Інструкції з діловодства у відділах реєстрації АКТІВ Цивільного стану районних, районних у містах, міськіх (Міст обласного значення) Управлінь Юстиції''
2. Інтернет ресурс
3. Посібник з діловодства Хоменко М.Ф., Грабарь О.В., 2003 р., 104 стор
